Gerencia de proyectos. Que es una PMO?

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Función de una Oficina de gestión de proyectos

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En esta lección aprenderá sobre los distintos tipos de estructuras organizativas. Los Gerentes de proyectos desempeñan funciones clave tanto en las organizaciones clásicas como en las matriciales. Dentro de estos dos tipos de estructuras, a veces existe un grupo dedicado específicamente a la gestión de proyectos en la organización: la Oficina de gestión de proyectos. En esta lectura analizaremos la finalidad y las funciones de una Oficina de gestión de proyectos.

¿Qué es una PMO?

Una Oficina de Gestión de Proyectos, o PMO, es un grupo dentro de una organización que define, establece y ayuda a mantener los Estándares y procesos de gestión de proyectos en toda esa organización. A menudo actúa como un centro coordinado para todos los proyectos de la organización, ayudándoles a funcionar de forma más fluida y eficaz.

Los gerentes de proyectos de una organización pueden operar dentro de la propia PMO o en otros departamentos. En Google, por ejemplo, hay gestores de proyectos que trabajan en una PMO centrada en la excelencia operativa, pero también hay numerosos gestores de proyectos y programas en otros departamentos de toda la organización.

¿Cuáles son las funciones de una PMO?

Las PMO ofrecen orientación y apoyo a los gestores de proyectos de su organización. Comparten las mejores prácticas, el estado de los proyectos y la dirección de todos los proyectos de la organización, al tiempo que a menudo asumen ellos mismos proyectos estratégicos. Las principales funciones de una PMO incluyen:

Planificación estratégica y Gobierno

Esta es la Función más importante de una PMO. Implica definir los criterios de los proyectos, seleccionar los proyectos en función de los objetivos empresariales de la organización y, a continuación, presentar a la dirección un caso empresarial para esos proyectos.

Mejores prácticas

Las PMO ayudan a Implementar las mejores prácticas y procesos dentro de su organización. También comparten las Lecciones aprendidas de proyectos anteriores que han tenido éxito. Ayudan a garantizar la coherencia entre los proyectos de su organización proporcionando orientación sobre procesos, herramientas y Métricas.

Cultura de proyecto común

Las PMO ayudan a establecer prácticas comunes de cultura de proyecto formando a los empleados sobre los enfoques óptimos y las mejores prácticas. Esto ayuda a mantener unas prácticas de Gestión de proyectos coherentes y eficientes en toda la organización.

Gestión de recursos

Las PMO suelen ser responsables de gestionar y asignar recursos -como personal y equipos- a los proyectos de toda la organización en función del presupuesto, las prioridades, los calendarios y otros factores. También ayudan a definir las funciones y responsabilidades necesarias en un proyecto determinado. Las PMO ofrecen formación, tutoría y Entrenamiento a todos los empleados, pero a los gerentes de proyectos en particular.

Creación de documentación, archivos y herramientas del proyecto

Las PMO invierten y proporcionan plantillas, herramientas y software para ayudar a gestionar los proyectos. También desempeñan un papel importante en el mantenimiento del historial de proyectos de su organización. Una vez que se cierra un proyecto, archivan todos los documentos creados durante el mismo para futuras referencias y para captar las lecciones aprendidas.

Claves

Para recapitular, los propósitos clave de una OGP incluyen: planificación y gobierno estratégicos, implementación de las mejores prácticas de gestión de proyectos, establecimiento de una cultura común de proyectos, gestión de recursos y creación de documentación, archivos y herramientas de proyectos. Las PMO apoyan a sus organizaciones en la gestión de un gran número de proyectos y ayudan a mantener a todos los empleados trabajando en la misma dirección hacia los objetivos de la organización.

Gerencia de proyectos. Funciones de un gerente según las diferentes jerarquías organizacionales

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Función de un Gerente de proyectos dentro de diferentes estructuras organizativas

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En el último vídeo, aprendió sobre la forma en que se organiza una empresa, lo que se denomina estructura de la organización. También aprendió que dos de las estructuras organizativas más comunes son la Clásica y la Matricial.

Comprender las diferencias entre las estructuras organizativas Clásica y Matricial puede ayudarle a formular preguntas durante una entrevista de trabajo para comprender plenamente la función y las responsabilidades que se le plantean. Esto también le ayudará a comprender qué habilidades será más importante que tenga si consigue el puesto.

Una vez contratado para una función, conocer la estructura organizativa de una empresa puede ayudarle a identificar los puntos clave de comunicación y las partes interesadas clave. También puede ayudarle a navegar dentro de la organización cuando necesite apoyo o necesite determinar quién tiene autoridad en una situación determinada. Examinemos las características de cada una de estas estructuras organizativas en mayor profundidad para que pueda identificar el tipo de estructura que tiene una organización y cómo navegar por ella como gestor de proyectos.

Estructuras organizativas clásicas

La estructura organizativa clásica es un sistema jerárquico descendente, en el que un director general (CEO) tiene autoridad directa sobre varios directores de departamento. El director de departamento tiene autoridad directa sobre varias secciones de empleados. Este sistema requiere comunicación tanto ascendente como descendente. En una Estructura clásica, la autoridad viene de arriba y se filtra hacia abajo. Puede ser necesario que los informes frecuentes de actualización del estado del proyecto pasen a través de los niveles de gestión para mantener informados a los líderes superiores.

Las organizaciones clásicas también se denominan organizaciones funcionales porque la organización se divide en departamentos basados en la función. Cada departamento está dirigido por un gerente funcional y los empleados se agrupan según las funciones de su puesto. Por ejemplo, la función principal de Friendly Skies Airlines, una compañía aérea, es pilotar aviones. Suele haber departamentos dispuestos de forma lógica para cumplir otras funciones importantes de la empresa, como Marketing, Recursos Humanos y Estrategia. Los empleados suelen tener una especialidad dentro de la organización y es posible que no trabajen en otras áreas durante las operaciones diarias normales.

Gestionar un proyecto en una organización Clásica

Friendly Skies Airlines tiene una Estructura clásica de organización, como indica su organigrama.

Imaginemos que el Consejo de Administración de Friendly Skies Airlines, aprueba una iniciativa para modernizar los aviones existentes para transportar más pasajeros. El director general patrocina un equipo de proyecto para rediseñar los aviones. El proyecto estará dirigido por un Gerente de proyectos del departamento de Ingeniería e Innovación y requerirá representantes de Finanzas, Marketing, Estrategia y Operaciones, junto con varios otros Miembros del equipo del departamento de Diseño, para completar con éxito el proyecto.

El Equipo del Proyecto permanecerá normalmente en sus líneas jerárquicas pero actuará como su propio equipo reunido. No dependen de ninguno de los departamentos funcionales existentes. En la Estructura clásica, el proyecto se construye a partir de departamentos ya existentes para formar equipos.

Si usted es Gerente de proyectos en este tipo de estructura, puede que necesite consultar con los gerentes funcionales para conocer sus recursos y la capacidad de cada compañero de equipo, así como familiarizarse con los procesos internos y la estructura de aprobación de cada función. Es posible que su autoridad se vea ligeramente limitada debido a prioridades contrapuestas, cadenas de aprobación y otras complejidades, pero establecer las expectativas por adelantado le permitirá navegar por la organización y ejecutar su proyecto con éxito.

Estructuras matriciales de organización

La estructura matricial difiere de la estructura clásica en que los empleados tienen dos o más jefes. En las estructuras matriciales, sigue teniendo personas por encima de usted, pero también tiene personas en departamentos adyacentes con las que tendrá que comunicarse sobre el progreso de su trabajo. Las áreas funcionales tienden a cruzarse con más frecuencia y, dependiendo de la naturaleza del trabajo, el responsable de cada área es el que tiene más autoridad.

Como Gerente de proyectos en una organización Matriz, un Equipo tendrá esencialmente al menos dos cadenas de mando, o gerentes. Se puede pensar en el Gerente de proyectos como un gestor temporal mientras esté asignado al equipo. El gerente funcional es coherente independientemente del proyecto que esté apoyando un gerente de proyectos. La siguiente imagen ilustra el aspecto que tendría Friendly Skies Airlines, si tuviera una estructura matricial.

Gestionar un proyecto en una organización Matriz

Imagine que Friendly Skies Airlines, está organizada en una Estructura matricial. Su Equipo de Excelencia de Producto desarrolla un nuevo kit de amenities para vuelos de larga distancia. Piden al Gerente de proyectos que les ayude a reunir materiales de marketing que presenten datos de investigación sobre cómo este producto satisface los deseos de los pasajeros. El Gerente de proyectos trabaja en nombre del Equipo de excelencia de productos, pero puede colaborar con el Equipo de marketing para crear estos materiales.

Puede leer más sobre una visión general de las organizaciones Matriz en este Artículo del PMI.

Clave

Tanto en las organizaciones clásicas como en las matriciales, los gestores de proyectos deben definir claramente sus funciones y responsabilidades para trabajar con eficacia. Sin embargo, en la mayoría de las organizaciones Matriz, algunos gerentes de proyecto o líderes de departamento pueden tener el mismo nivel de autoridad que los gerentes funcionales y operar de forma más directa.

Ahora ya sabe cómo identificar las estructuras organizativas clásicas y matriciales, cómo encajan en ellas los gestores de proyectos y cómo puede afectar la estructura de una organización a los proyectos. ¡Va por buen camino para convertirse en un gran gestor de proyectos en cualquier estructura organizativa!

Gerencia de proyectos. ¿Cómo seleccionar la metodología?

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Enfoques comunes de gestión de proyectos y cómo seleccionar uno de ellos

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Ha estado aprendiendo mucho sobre los distintos enfoques de Gestión de proyectos y cuándo utilizarlos. En esta lectura, recapitularemos brevemente algunos de los más comunes y le recomendaremos un par de artículos con información de apoyo. Seguirá aprendiendo más sobre estos enfoques a lo largo de este programa de certificación.

Enfoques populares de gestión de proyectos

A continuación le ofrecemos una breve recapitulación de algunos de los enfoques de gestión de proyectos que ha conocido hasta ahora:

La Metodología Waterfall es una metodología tradicional en la que las tareas y las fases se completan de forma lineal y secuencial, y cada etapa del proyecto debe completarse antes de que comience la siguiente. El Gerente de proyectos es responsable de priorizar y asignar tareas a los miembros del Equipo. En la Metodología Waterfall, los criterios utilizados para medir la calidad se definen claramente al principio del proyecto.

Agile implica fases cortas de trabajo colaborativo e iterativo con pruebas frecuentes y mejoras implementadas con regularidad. Algunas fases y tareas se desarrollan al mismo tiempo que otras. En los proyectos Agile, los equipos comparten la responsabilidad de gestionar su propio trabajo. Scrum y Kanban son ejemplos de marcos ágiles, que son enfoques de desarrollo específicos basados en la filosofía ágil.

Scrum es un marco ágil que se centra en el desarrollo, la entrega y el mantenimiento de proyectos y productos complejos mediante la colaboración, la responsabilidad y un proceso iterativo. El trabajo lo realizan equipos multidisciplinares pequeños dirigidos por un Scrum Master y se divide en Sprints cortos con una lista fija de entregables.

Kanban es una herramienta utilizada tanto en los enfoques Agile como Lean que proporciona comentarios visuales sobre el estado del trabajo en curso mediante el uso de Tableros Kanban o Gráficos. Con Kanban, los gerentes de proyecto utilizan notas adhesivas o tarjetas de notas en un Tablero Kanban físico o digital para representar las tareas del equipo con categorías como "Por hacer", "En curso" y "Hecho".

Lean utiliza la herramienta de calidad 5S para eliminar ocho áreas de despilfarro, ahorrar dinero, mejorar la calidad y agilizar los procesos. Los principios de Lean afirman que se puede hacer más con menos abordando las disfunciones que generan despilfarro. Lean implementa un sistema de programación Kanban para gestionar la producción.

Six Sigma consiste en reducir las variaciones asegurándose de que se siguen siempre los procesos de calidad. El Método Six Sigma sigue un enfoque de mejora de procesos denominado DMAIC, que significa definir, medir, analizar, mejorar y controlar.

Lean Six Sigma es una combinación de los enfoques Lean y Six Sigma. Suele utilizarse en proyectos cuyo objetivo es ahorrar dinero, mejorar la calidad y avanzar rápidamente por los procesos. Lean Six Sigma también es ideal para resolver problemas complejos o de alto riesgo. El framework de organización 5S, el proceso DMAIC y el uso de Tableros Kanban son componentes de este enfoque.

A pesar de sus diferencias, todas estas metodologías de gestión de proyectos requieren comunicación y colaboración entre varios equipos y su objetivo es entregar los proyectos a tiempo y dentro del presupuesto.

Seleccionar un enfoque de gestión de proyectos

Con tantas metodologías disponibles, hay muchas opciones que podrían funcionar bien para su proyecto. Dado que los proyectos y las organizaciones en las que los ejecutará varían enormemente, el enfoque que elija implementar para cada proyecto también variará. En Google, a menudo utilizamos un híbrido de enfoques y frameworks para cumplir eficazmente el Objetivo del proyecto Todos los enfoques pueden combinarse con otros, en función de las necesidades de su proyecto.

Elegir el enfoque que mejor funcione para el proyecto, la organización y el equipo requiere tiempo y práctica. Aprenderá más sobre cómo elegir un enfoque de Gestión de proyectos a lo largo de este programa de certificación. Mientras tanto, eche un vistazo a cómo este artículo desglosa las metodologías más comunes y cuándo (o cuándo no) utilizarlas: ¿Qué metodologías de gestión de proyectos debería utilizar?

Gerencia de proyectos. Lean vs six sigma

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Metodologías Lean y Six Sigma

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Anteriormente aprendió acerca de los enfoques de Gestión de proyectos de metodología Agile y Waterfall. Ahora definiremos algunos conceptos clave de las metodologías Lean y Six Sigma. Aprenderemos cómo pueden utilizarse estas metodologías para organizar y gestionar sus proyectos, y discutiremos cuál es la más eficaz para los distintos tipos de proyectos.

Lean

La metodología Lean, se conoce a menudo como Lean Manufacturing porque se originó en el mundo de la fabricación. El principio fundamental de la metodología Lean es la eliminación de los residuos dentro de una operación. Al optimizar los pasos del proceso y eliminar los residuos, sólo se añade valor en cada fase de la producción.

Hoy en día, la metodología de fabricación Lean reconoce ocho tipos de residuos dentro de una operación: defectos, exceso de procesamiento, sobreproducción, espera, inventario, transporte, movimiento y talento no utilizado. En la industria manufacturera, estos tipos de despilfarro suelen atribuirse a problemas como:

• Falta de documentación adecuada

• Falta de Estándares de proceso

• No comprender las necesidades de los Clientes

• Falta de Comunicación efectiva

• Falta de control del proceso

• Diseño ineficaz del proceso

• Fallos de gestión

Estos mismos problemas generan despilfarro en la Gestión de proyectos.

Implemente la gestión de proyectos Lean cuando desee utilizar recursos limitados, reducir los residuos y racionalizar los procesos para obtener los máximos beneficios.

Puede conseguirlo utilizando los pilares de la herramienta de calidad Lean 5S. El término 5S hace referencia a los cinco pilares necesarios para una buena limpieza: clasificar, poner en orden, brillar, estandarizar y sostener. Implementar el Método 5S significa limpiar y organizar el lugar de trabajo para conseguir la menor cantidad de tiempo y material desperdiciados. El Método 5S incluye estos cinco pasos:

1. Ordenación: Retire todos los artículos que no sean necesarios para las operaciones de Producción en curso y deje sólo lo esencial.

2. Ordenar: Disponga los artículos necesarios de forma que sean fáciles de usar. Etiquete los artículos para que cualquiera pueda encontrarlos o guardarlos.

3. Brille: Mantenga todo en el lugar correcto. Limpie su espacio de trabajo todos los días.

4. Estandarice: Realice el proceso siempre de la misma manera.

5. Sostenga: Acostúmbrese a mantener los Procedimientos correctos e inculque esta disciplina a su Equipo.

Dentro de la metodología Lean, las 5S le ayudan a potenciar el rendimiento.

El último concepto de Lean utiliza un sistema de programación Kanban para gestionar la producción. El sistema de programación Kanban, o Tablero Kanban, es una herramienta de visualización que le permite optimizar el flujo de trabajo de su equipo. Proporciona al Equipo una pantalla visual para identificar lo que hay que hacer y cuándo. El Tablero Kanban utiliza tarjetas que se mueven de izquierda a derecha para mostrar el progreso y ayudar a su equipo a coordinar el trabajo.

Los Tableros Kanban y las 5S son métodos fundamentales de la metodología Lean. Pueden ayudarle a gestionar con éxito su proyecto. Analicemos ahora el Método Six Sigma y aprendamos cuándo es el mejor momento para utilizarlo.

Six Sigma

Six Sigma es una metodología utilizada para reducir las variaciones garantizando que los procesos de calidad se siguen en todo momento. El término "Six Sigma" tiene su origen en las Estadísticas y, en general, significa que los artículos o procesos deben tener una calidad del 99,9996%.

Los siete principios clave de Six Sigma son:

1. Centrarse siempre en el cliente.

2. Identificar y comprender cómo se realiza el trabajo. Comprenda cómo se realiza realmente el trabajo.

3. Haga que sus procesos fluyan sin problemas.

4. Reduzca los residuos y concéntrese en el valor.

5. Detenga los defectos eliminando la variación.

6. Implique y colabore con su equipo.

7. Aborde la actividad de mejora de forma sistemática.

Utilice esta metodología para encontrar aspectos del producto o del proceso que sean medibles como el tiempo, el coste o la cantidad. A continuación, inspeccione ese aspecto medible y rechace cualquier producto que no cumpla la norma Six Sigma. Hay que mejorar cualquier proceso que haya creado productos inaceptables.

Ahora que comprende tanto Lean como Six Sigma, ¡veamos cómo se combinan para mejorar el rendimiento de su proyecto!

Lean Six Sigma

Después de poner en práctica tanto Lean como Six Sigma, se descubrió que ambas metodologías podían combinarse para aumentar los beneficios. Las Herramientas utilizadas en Lean, como los Tableros Kanban y las 5S, crean calidad en los procesos desde el principio. A continuación, los productos desarrollados con métodos Lean se inspeccionan o prueban utilizando los Estándares Six Sigma. Los productos que no cumplen estos estándares son rechazados.

La mayor diferencia entre estas metodologías es que Lean racionaliza los procesos mientras que Six Sigma reduce la variación en los productos incorporando la calidad desde el principio e inspeccionando los productos para garantizar que se cumplen los Estándares de calidad. Puede que descubra que uno de estos dos métodos -o el uso conjunto de ambos- puede mejorar la eficacia de sus proyectos.

Gerencia de proyectos. Waterfall Vs Agile

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Comparación de los enfoques Waterfall y Agile

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Ahora que conoce mejor algunos de los distintos enfoques y marcos asociados a la gestión de proyectos, comparemos aspectos concretos de los enfoques Waterfall (también llamado comúnmente tradicional) y Agile.

Comprender los fundamentos -y las diferencias- de estos enfoques comunes de gestión de proyectos puede ayudarle a demostrar sus conocimientos sobre gestión de proyectos durante una entrevista. También puede ayudarle a evaluar un proyecto para determinar el enfoque adecuado cuando trabaje en él.

La Metodología Waterfall y la Agile se implementan de muchas formas distintas en muchos proyectos diferentes, y algunos proyectos pueden utilizar aspectos de cada una de ellas. El Gráfico siguiente describe y compara brevemente los enfoques Waterfall y Agile. Puede utilizarlo como herramienta de referencia rápida, pero tenga en cuenta que, en la práctica, las diferencias entre estos dos enfoques pueden no estar siempre claramente definidas.

Comparación entre Metodología Waterfall y Agile

	Metodología Waterfall	Agile
Función del Gerente de proyectos	El Gerente de proyectos actúa como líder activo priorizando y asignando tareas a los miembros del Equipo.	El Scrum Master actúa principalmente como facilitador, eliminando cualquier barrera a la que se enfrente el Equipo. El Equipo comparte más responsabilidad en la gestión de su propio trabajo.
Alcance	Los entregables y planes del Proyecto están bien establecidos y documentados en las primeras fases de iniciación y planificación. Los cambios pasan por un proceso formal de solicitud de cambios.	La Planificación se realiza en iteraciones más cortas y se centra en aportar valor rápidamente. Las iteraciones posteriores se ajustan en respuesta a comentarios o problemas imprevistos.
Cronograma	Sigue una ruta casi lineal a través de las fases de iniciación, Planificación, Ejecución y Cierre del Proyecto.	El tiempo se organiza en fases denominadas Sprint. Cada Sprint tiene una duración definida, con una Lista establecida de entregables previstos al inicio del Sprint.
Costos	Los Costos se mantienen bajo control mediante una cuidadosa estimación previa y un estrecho seguimiento a lo largo del ciclo de vida del proyecto.	Los Costos y el Cronograma pueden cambiar con cada iteración.
Calidad	El Gerente de proyectos hace planes y define claramente los criterios para medir la calidad al principio del proyecto.	El Equipo solicita continuamente la opinión de las partes interesadas y los comentarios de los usuarios probando los productos sobre el terreno e implementando mejoras con regularidad.
Comunicación	El gerente de proyectos comunica continuamente a las partes interesadas los avances hacia los hitos y otros indicadores clave, asegurándose de que el proyecto va por buen camino para cumplir las expectativas del cliente.	Equipo centrado en el cliente, con una comunicación coherente entre los usuarios y el equipo del proyecto.
Partes interesadas	El Gerente de proyectos gestiona y monitorea continuamente el compromiso de las partes interesadas para asegurarse de que el proyecto va por buen camino.	El Equipo proporciona frecuentemente Entregables a las partes interesadas a lo largo del Proyecto. El avance hacia los hitos depende de los comentarios de las partes interesadas.

Ahora que conoce mejor las diferencias entre los enfoques de Gestión de proyectos de metodología Waterfall y Agile, puede utilizar esta comprensión para determinar cuál es el más eficaz para sus proyectos.