Gerencia de proyectos. Cultura empresarial vs objetivos estratégicos.

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Estudios de caso: Equilibrio entre la cultura de la empresa y los objetivos estratégicos

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Como ha aprendido, la cultura de la organización se refiere a los valores que comparten los empleados y a los valores, la misión y la historia de una organización, entre otros. En otras palabras, la cultura organizativa puede considerarse como la personalidad de una empresa.

La cultura de la organización de una empresa puede ayudar a impulsar su éxito interno y externo. Cuando la cultura de una empresa está alineada con su estrategia y sus objetivos corporativos, el nivel al que puede rendir es impresionante. Cuando investigue una empresa para un posible nuevo empleo, comprender la cultura de la empresa puede ayudarle a decidir si es adecuada para usted y sus prioridades. Además, entender la cultura de una empresa como Gerente de proyectos puede ayudarle a tomar decisiones informadas sobre cuándo quiere que sus acciones y decisiones encajen en la cultura o cuándo puede optar por oponerse intencionadamente a la cultura para afectar al cambio o crear mejoras. Exploremos un ejemplo de cultura organizativa positiva y cómo encaja un Gerente de proyectos en esa cultura.

La cultura de Family Java

La cafetería Family Java tiene más de 2.000 establecimientos en todo el mundo. La cultura de The Family Java está estrechamente vinculada a su estrategia y a sus capacidades: esto es lo que consideran que les diferencia de otras cafeterías. La empresa ha invertido en un enfoque orientado a las relaciones, en el que los empleados son lo primero. Su cultura establece que los empleados son lo que hace única a la empresa. Esto ayuda a fomentar un ambiente cálido, cómodo y tranquilo tanto para los empleados como para los clientes. Dado que la cultura organizativa de The Family Java ha cultivado empleados que se preocupan de verdad por la empresa y por su trabajo, esos empleados crean el mismo ambiente para que lo disfruten sus clientes.

La Misión y los Valores de The Family Java hablan directamente de este enfoque:

Misión

• Proporcionar un entorno acogedor en el que nuestros empleados se conviertan en nuestra familia y nuestros clientes en nuestros amigos

Valores

• Crear un lugar donde todos sean bienvenidos

• Dar siempre lo mejor de nosotros mismos y responsabilizarnos de los resultados

• Tratar a los demás con respeto y amabilidad

La familia Java ha trabajado duro para poder crear la estructura que les permita poner en práctica a diario su misión y sus Valores. Practican estos Valores, todo ello mientras alcanzan nuevos niveles en ventas y crecimiento. Por ejemplo, The Family Java cree en expresar el valor de sus empleados ante todo, ¡gastando más en la atención sanitaria de sus empleados que en granos de café! Cada empleado es crucial para el éxito de la empresa y su capacidad para cumplir su Misión y adherirse a sus Valores. A su vez, la empresa hace que sus empleados se sientan valorados ofreciéndoles un importante Entrenamiento, becas de educación, ayuda con la guardería y crecimiento dentro de la empresa.

La familia Java es capaz de capitalizar el vínculo crítico entre la cultura y los objetivos estratégicos para lograr un rendimiento óptimo. Al evaluar su cultura organizativa, la empresa se centra en sus atributos positivos y se adapta a lo que funciona y ha demostrado ser beneficioso. Al dedicar tiempo a perfeccionar lo que la empresa hace bien, The Family Java ha creado una cultura que ahuyenta la negatividad, capacita a los empleados para ser lo mejor de sí mismos y se alinea con sus objetivos estratégicos.

La relación de un gerente de proyectos con la cultura de la organización

Aprender los Valores de la empresa

Avi estaba entusiasmado al comenzar su función de gerente de proyectos en The Family Java. Había hecho preguntas sobre la cultura de la organización durante su entrevista de trabajo y le habían hablado del enfoque de la empresa, que da prioridad a las personas. La anterior empresa de Avi priorizaba la rentabilidad sobre el trabajo en equipo y la tutoría. Aunque su anterior empresa tenía mucho éxito, a Avi le resultaba difícil implicarse de forma significativa en su trabajo porque la cultura estaba muy centrada en los resultados financieros y no en la satisfacción laboral de sus empleados. Avi sintió que el enfoque de La Familia Java se alineaba mejor con sus propios valores.

Aclarar las expectativas de la empresa

El gerente de Avi en The Family Java le dijo que su función implicaría un énfasis sustancial en la creación de equipos y en mantener alta la moral. Cuando empezó, Avi pidió a su jefe que le aclarara la inversión de tiempo que esperaba la empresa para cumplir los objetivos de creación de equipo y de moral. También le pidió sugerencias y orientación basadas en lo que se había hecho en la empresa en el pasado. Si Avi hubiera hecho suposiciones incorrectas sobre la cultura de la empresa y hubiera intentado gestionar los proyectos teniendo en cuenta la cultura de su empresa anterior, podría haber dado más importancia a la Velocidad que a la Colaboración y la Comunicación. Ahora Avi sabía que tendría que equilibrar cuidadosamente las expectativas relacionadas con la cultura de La Familia Java con la carga de trabajo del proyecto para poder cumplir los plazos del proyecto y lograr el resultado deseado.

Aplicar la cultura de la organización a un proyecto

Antes de comenzar su primer proyecto, Avi planificó un almuerzo de equipo para conocer a todo el mundo en The Family Java. A continuación, programó reuniones individuales con cada uno de los miembros de su equipo para conocer mejor su estilo de trabajo y sus objetivos profesionales. También les preguntó cómo podía ayudarles y eliminar cualquier obstáculo. Uno de los miembros del equipo de Avi, Miguel, dijo que necesitaba empezar pronto su jornada laboral porque recogía a sus hijos del colegio a las 3:00. Tras oír esto, Avi evitó programar las reuniones del Equipo a última hora de la tarde. Otro miembro del Equipo, Elisa, le dijo a Avi que prefería las conversaciones cara a cara o por teléfono al correo electrónico, ya que sentía que se comunicaba mejor verbalmente.

Cuando Avi necesitaba discutir algo con Elisa, se aseguraba de hablar con ella en persona en la medida de lo posible. Avi siguió reuniéndose regularmente con todos los miembros de su Equipo a medida que avanzaba el proyecto. También programó "charlas de café" semanales con su equipo, ya que se había enterado de que era una tradición de la empresa. Los esfuerzos de Avi por adaptar su estilo de gestión de proyectos a la cultura organizativa de La familia Java fueron percibidos por los ejecutivos y las partes interesadas, y recibió mucho apoyo para conseguir los recursos que necesitaba.

Conclusión clave

La cultura de cada organización con la que se encuentre será diferente y puede cambiar con el tiempo. Como Avi, merece la pena que, como Gerente de proyectos, se informe sobre la cultura de su empresa porque está directamente relacionada con el éxito de sus proyectos.

Gerencia de proyectos. Cultura organizacional

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Conocer la cultura de una organización

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Es importante conocer la cultura de la organización donde trabaja o quiere trabajar. Comprender la cultura de la empresa puede ayudarle a conducir a su equipo a través de un proyecto. Considere esta cita de Peter Drucker, experto en gestión: "La cultura se come a la estrategia para desayunar" Drucker está dando a entender que la cultura de una empresa siempre influye en su éxito, independientemente de lo eficaz que pueda ser el Modelo de negocio de la empresa. La cultura de la organización es fundamental para la salud de una empresa, de las personas que trabajan en ella y de los clientes a los que sirve.

La importancia de la cultura de la organización

• Identidad: La cultura de una organización define su identidad. Su identidad describe esencialmente la forma en que la empresa lleva a cabo sus negocios, tanto interna como externamente. Los valores de una empresa y su cultura organizativa van de la mano; sus valores forman parte de su identidad. Casi se puede pensar en la cultura de una organización como su personalidad. Por eso es importante conocer las declaraciones de misión y valores de su empresa (o de la empresa objetivo). Las declaraciones de misión y valores le ayudarán a comprender por qué existe la empresa y le darán una idea de en qué cree y cómo se comportará.

• Las personas: Una cultura organizativa fuerte y positiva ayuda a retener a los mejores empleados de una empresa. Las personas que se sienten valoradas, comprometidas y desafiadas son más propensas a dar lo mejor de sí mismas y a querer impulsar el éxito. La cultura de una organización puede ayudar a mantener a los empleados con talento en una empresa, ¡y también puede atraer a gente estupenda! Por otra parte, una cultura tóxica puede tener el efecto contrario. Es importante encontrar una organización con una cultura que se adapte a su personalidad. Una forma de averiguar más sobre la cultura de una organización es hablar con las personas que trabajan en ella. También puede tomar nota del atuendo, las expresiones y el comportamiento general de los empleados actuales.

• Procesos: La cultura de la organización puede tener un impacto directo en los procesos de una empresa y, en última instancia, en su productividad. La cultura de la organización se inculca en toda la empresa, desde sus empleados hasta la forma en que éstos realizan su trabajo. Por ejemplo, una empresa que valora los comentarios y la participación de los empleados podría reflejarlo en sus procesos incluyendo muchas oportunidades para que los empleados hagan comentarios. Al permitir que los empleados sientan que sus voces son escuchadas, esta empresa se está adhiriendo a su cultura.

Comprender la cultura de una organización

Como Gerente de proyectos, es importante comprender la cultura de su empresa, sobre todo porque podría afectar a los proyectos en los que trabaja. Algunos aspectos de la cultura de una organización que están directamente relacionados con la forma en que gestionará los proyectos son la comunicación, la toma de decisiones, los rituales, los estilos de gestión anteriores y los valores. Para saber más sobre la cultura de una empresa y cómo se aplica a usted como Gerente de proyectos, puede:

Hacer preguntas

Puede conocer la cultura de una organización haciendo preguntas a la dirección y a sus compañeros. Puede ser útil hacer estas preguntas en la fase de entrevista para comprender mejor la cultura de la empresa antes de aceptar un puesto. Puede hacer preguntas sobre:

Ambiente

• ¿Cuál es el código de vestimenta de la empresa?

• ¿Cómo se suele compartir el mérito en esta empresa?

• ¿Se fomenta la asunción de riesgos y qué ocurre cuando la gente fracasa?

• ¿Cómo apoyan y motivan los directivos a su equipo?

• ¿Cómo interactúan las personas que desempeñan esta Función con los clientes y usuarios?

• ¿Cuándo y cómo se dan comentarios entre sí los Miembros del equipo?

• ¿Cuáles son algunas tradiciones del lugar de trabajo?

• ¿Cuáles son algunas de las formas en que la empresa celebra el éxito?

Políticas

• ¿Cuáles son las políticas en torno a los días de enfermedad y las vacaciones?

• ¿Permite la empresa la flexibilidad de los empleados (por ejemplo, trabajar desde casa, horarios flexibles)?

• ¿Qué políticas existen que apoyen que los empleados compartan su identidad en el lugar de trabajo?

Procesos

• ¿Cuál es el proceso de incorporación a la empresa?

• ¿Cómo miden los empleados el impacto de su trabajo?

Valores

• ¿Cuáles son la Misión y los Valores de la empresa?

• ¿Cómo podría contribuir la persona que desempeñe esta función a la misión de la organización?

• ¿Cómo apoya la organización el desarrollo profesional y el crecimiento de la carrera?

Escuche las historias de la gente

Escuchar lo que tienen que decir los empleados actuales y cómo retratan la empresa le proporcionará una gran estadística.

• ¿Cuáles fueron las experiencias de los empleados con proyectos similares en el pasado?

• ¿Qué pueden decirle sobre los Interesados clave y los Clientes?

Tome nota de los rituales de la empresa

Los rituales pueden ser poderosos controladores de la cultura. Involucran a la gente y ayudan a inculcar un sentido de propósito y experiencia compartidos.

• ¿Cómo se celebran los cumpleaños y las fiestas?

• ¿Los empleados suelen almorzar a la misma hora y en el mismo lugar?

• Observe las interacciones de los empleados: La observación de cómo interactúan los empleados puede ayudarle a adaptar su estilo de interacción a la norma de la empresa.

• ¿Son las interacciones de los empleados más formales o informales por naturaleza?

• ¿Se solicitan ideas a los empleados que desempeñan diferentes funciones?

Comprenda su impacto

Como Gerente de proyectos, usted se convierte en un agente del cambio. Recuerde: un agente del cambio es una persona de dentro de una organización que ayuda a ésta a transformarse centrándose en mejorar la eficacia y el desarrollo de la organización. Cuando comience una nueva función, siéntese con la dirección para comprender mejor lo que se espera de usted y cómo puede aprovechar al máximo la oportunidad.

Afine sus habilidades de Comunicación

Las Habilidades interpersonales de comunicación son una parte importante de la Gestión de proyectos. La forma en que una empresa se comunica está directamente ligada a su cultura organizativa. Lo más probable es que tenga interacciones con varios departamentos y niveles de gestión mientras ejecuta los proyectos. Para comunicarse con eficacia, tendrá que entender cómo navegar por los distintos canales de su empresa. Haga preguntas sobre las prácticas de Comunicación cuando empiece a desempeñar un nuevo cargo, como por ejemplo: ¿Es costumbre firmar los correos electrónicos del Equipo en lugar de hacerlo usted individualmente? ¿Las presentaciones deben incluir a los miembros del equipo o ser presentadas únicamente por el Gerente de proyectos? Esto puede ayudarle a asegurarse de que está cumpliendo las expectativas.

Abordar los proyectos de forma diferente a como se gestionaron proyectos similares en el pasado puede encontrarse con cierta resistencia. Aunque algunos proyectos pueden exigirle que rompa el statu quo, si muestra aprecio por la cultura de su organización, puede ayudar a que los miembros de su Equipo acepten las mejoras que está aplicando.

Clave

La Cultura de la organización es importante porque tiene un impacto directo en usted como Gerente de proyectos, y aprender a navegar por la cultura de la organización le da una gran ventaja cuando está ejecutando proyectos. Ser capaz de navegar por las interacciones departamentales, comunicarse eficazmente y planificar su proyecto de acuerdo con la cultura de la organización le ayudará a alcanzar el éxito en su carrera profesional como gestor de proyectos.

Que hacer con las cookies y los datos de navegación?

La respuesta corta es: sí, pero no con demasiada frecuencia. No es algo que debas hacer todos los días, pero una "limpieza de primavera" de vez en cuando viene muy bien.

Aquí te explico el porqué, el equilibrio ideal y qué sucede realmente cuando lo haces:

¿Por qué sí hacerlo? (Los beneficios)

 * Privacidad y Rastreo: Las cookies son como "migajas de pan" que dejas por la web. Los anunciantes las usan para rastrear tus hábitos. Borrarlas corta ese hilo (temporalmente).

 * Solución de errores: ¿Alguna vez una página no carga bien o un botón no funciona? Muchas veces es porque el caché (copias de la web guardadas en tu PC) está obsoleto o corrupto. Borrar datos suele arreglar el 90% de estos fallos visuales.

 * Espacio en disco: Si nunca has borrado el caché, podrías tener gigabytes de imágenes y archivos temporales ocupando espacio innecesariamente.

¿Por qué no hacerlo a diario? (Las desventajas)

 * Adiós a las sesiones: Al borrar cookies, se cierran todas tus cuentas. Tendrás que volver a poner usuario y contraseña en Facebook, Gmail, Netflix, etc.

 * Navegación más lenta: El caché sirve para que, si entras a una web frecuente, esta cargue instantáneamente porque ya tienes las imágenes guardadas. Si lo borras, el navegador tiene que descargar todo desde cero otra vez.

Mi recomendación de experto

No te obsesiones con la limpieza manual. Lo ideal es seguir este esquema:

| Qué borrar | Frecuencia recomendada | Razón |

|---|---|---|

| Caché de imágenes | Cada 1-3 meses | Recuperar espacio y refrescar sitios web. |

| Cookies | Solo cuando sientas que te persiguen muchos anuncios. | Evitar el log-out masivo de tus cuentas. |

| Historial | A tu gusto personal. | Solo sirve para que el buscador te sugiera sitios que ya visitaste. |

Un consejo "Pro"

Si lo que te preocupa es la privacidad, en lugar de borrar todo cada semana, te conviene más:

 * Usar el Modo Incógnito: Para búsquedas puntuales que no quieres que dejen rastro.

 * **Configurar el borrado automático: En los ajustes de Chrome o Edge, puedes pedir que se borren las cookies solo al cerrar el navegador, manteniendo el caché intacto.

¿Te gustaría que te guíe sobre cómo configurar tu navegador para que se limpie solo sin que pierdas tus contraseñas?

Recuerdas a Tune up utilities?

Fuente: Gemini IA.

¡Ah, TuneUp Utilities! Esa era la navaja suiza imprescindible para cualquiera que tuviera una PC en los años 2000. Si sentías que tu computadora iba lenta, ese icono de la llave inglesa era tu primera parada.

Aquí te cuento qué fue de él, porque no desapareció realmente, solo "mutó":

La transformación: De TuneUp a AVG

La historia es una clásica crónica de adquisiciones en el mundo del software:

 * 2011: La compañía alemana TuneUp Software GmbH fue adquirida por AVG Technologies (famosos por su antivirus).

 * La transición: Durante un par de años, el programa se llamó "AVG TuneUp Utilities", manteniendo gran parte de la interfaz clásica que tanto nos gustaba.

 * 2015 en adelante: El nombre "Utilities" se eliminó por completo. El producto pasó a llamarse simplemente AVG TuneUp.

¿Qué pasó después? (La era Avast)

En 2016, la gigante Avast compró a AVG. Esto unificó aún más las tecnologías. Hoy en día, si buscas TuneUp Utilities, lo que encontrarás es una versión moderna bajo el ala de Avast/AVG.

Sin embargo, el software cambió mucho en su esencia:

 * Modelo de suscripción: Pasó de ser un pago único a un modelo de renta anual.

 * Interfaz simplificada: Perdió esa estética de "panel de control avanzado" por una más minimalista y automatizada.

 * Integración: Ahora suele venir empaquetado como un módulo extra dentro de las suites de seguridad de AVG o Avast.

¿Sigue valiendo la pena hoy?

Siendo sincero y directo (como un buen colega): ya no es tan necesario como antes. Windows 10 y 11 han integrado de forma nativa casi todas las funciones que hacían especial a TuneUp:

 * Desfragmentación: Windows lo hace solo en segundo plano.

 * Limpieza de disco: La función "Sensor de almacenamiento" es muy eficiente.

 * Gestión de inicio: Se hace directamente desde el Administrador de Tareas.

 * Registro de Windows: Hoy en día, limpiar el registro apenas tiene impacto en el rendimiento real de las computadoras modernas.

> Dato nostálgico: Muchos extrañan el famoso "Modo Turbo" que desactivaba servicios visuales para ganar FPS en los juegos. Hoy, Windows ya tiene un "Modo de Juego" integrado que hace algo similar.

> 

¿Estás buscando una alternativa moderna que se sienta "limpia" como el viejo TuneUp, o simplemente quieres optimizar tu PC actual porque está lenta?

Gerencia de proyectos. Que es una PMO?

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Función de una Oficina de gestión de proyectos

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En esta lección aprenderá sobre los distintos tipos de estructuras organizativas. Los Gerentes de proyectos desempeñan funciones clave tanto en las organizaciones clásicas como en las matriciales. Dentro de estos dos tipos de estructuras, a veces existe un grupo dedicado específicamente a la gestión de proyectos en la organización: la Oficina de gestión de proyectos. En esta lectura analizaremos la finalidad y las funciones de una Oficina de gestión de proyectos.

¿Qué es una PMO?

Una Oficina de Gestión de Proyectos, o PMO, es un grupo dentro de una organización que define, establece y ayuda a mantener los Estándares y procesos de gestión de proyectos en toda esa organización. A menudo actúa como un centro coordinado para todos los proyectos de la organización, ayudándoles a funcionar de forma más fluida y eficaz.

Los gerentes de proyectos de una organización pueden operar dentro de la propia PMO o en otros departamentos. En Google, por ejemplo, hay gestores de proyectos que trabajan en una PMO centrada en la excelencia operativa, pero también hay numerosos gestores de proyectos y programas en otros departamentos de toda la organización.

¿Cuáles son las funciones de una PMO?

Las PMO ofrecen orientación y apoyo a los gestores de proyectos de su organización. Comparten las mejores prácticas, el estado de los proyectos y la dirección de todos los proyectos de la organización, al tiempo que a menudo asumen ellos mismos proyectos estratégicos. Las principales funciones de una PMO incluyen:

Planificación estratégica y Gobierno

Esta es la Función más importante de una PMO. Implica definir los criterios de los proyectos, seleccionar los proyectos en función de los objetivos empresariales de la organización y, a continuación, presentar a la dirección un caso empresarial para esos proyectos.

Mejores prácticas

Las PMO ayudan a Implementar las mejores prácticas y procesos dentro de su organización. También comparten las Lecciones aprendidas de proyectos anteriores que han tenido éxito. Ayudan a garantizar la coherencia entre los proyectos de su organización proporcionando orientación sobre procesos, herramientas y Métricas.

Cultura de proyecto común

Las PMO ayudan a establecer prácticas comunes de cultura de proyecto formando a los empleados sobre los enfoques óptimos y las mejores prácticas. Esto ayuda a mantener unas prácticas de Gestión de proyectos coherentes y eficientes en toda la organización.

Gestión de recursos

Las PMO suelen ser responsables de gestionar y asignar recursos -como personal y equipos- a los proyectos de toda la organización en función del presupuesto, las prioridades, los calendarios y otros factores. También ayudan a definir las funciones y responsabilidades necesarias en un proyecto determinado. Las PMO ofrecen formación, tutoría y Entrenamiento a todos los empleados, pero a los gerentes de proyectos en particular.

Creación de documentación, archivos y herramientas del proyecto

Las PMO invierten y proporcionan plantillas, herramientas y software para ayudar a gestionar los proyectos. También desempeñan un papel importante en el mantenimiento del historial de proyectos de su organización. Una vez que se cierra un proyecto, archivan todos los documentos creados durante el mismo para futuras referencias y para captar las lecciones aprendidas.

Claves

Para recapitular, los propósitos clave de una OGP incluyen: planificación y gobierno estratégicos, implementación de las mejores prácticas de gestión de proyectos, establecimiento de una cultura común de proyectos, gestión de recursos y creación de documentación, archivos y herramientas de proyectos. Las PMO apoyan a sus organizaciones en la gestión de un gran número de proyectos y ayudan a mantener a todos los empleados trabajando en la misma dirección hacia los objetivos de la organización.

Gerencia de proyectos. Funciones de un gerente según las diferentes jerarquías organizacionales

 Fuente: Google & Coursera

Función de un Gerente de proyectos dentro de diferentes estructuras organizativas

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En el último vídeo, aprendió sobre la forma en que se organiza una empresa, lo que se denomina estructura de la organización. También aprendió que dos de las estructuras organizativas más comunes son la Clásica y la Matricial.

Comprender las diferencias entre las estructuras organizativas Clásica y Matricial puede ayudarle a formular preguntas durante una entrevista de trabajo para comprender plenamente la función y las responsabilidades que se le plantean. Esto también le ayudará a comprender qué habilidades será más importante que tenga si consigue el puesto.

Una vez contratado para una función, conocer la estructura organizativa de una empresa puede ayudarle a identificar los puntos clave de comunicación y las partes interesadas clave. También puede ayudarle a navegar dentro de la organización cuando necesite apoyo o necesite determinar quién tiene autoridad en una situación determinada. Examinemos las características de cada una de estas estructuras organizativas en mayor profundidad para que pueda identificar el tipo de estructura que tiene una organización y cómo navegar por ella como gestor de proyectos.

Estructuras organizativas clásicas

La estructura organizativa clásica es un sistema jerárquico descendente, en el que un director general (CEO) tiene autoridad directa sobre varios directores de departamento. El director de departamento tiene autoridad directa sobre varias secciones de empleados. Este sistema requiere comunicación tanto ascendente como descendente. En una Estructura clásica, la autoridad viene de arriba y se filtra hacia abajo. Puede ser necesario que los informes frecuentes de actualización del estado del proyecto pasen a través de los niveles de gestión para mantener informados a los líderes superiores.

Las organizaciones clásicas también se denominan organizaciones funcionales porque la organización se divide en departamentos basados en la función. Cada departamento está dirigido por un gerente funcional y los empleados se agrupan según las funciones de su puesto. Por ejemplo, la función principal de Friendly Skies Airlines, una compañía aérea, es pilotar aviones. Suele haber departamentos dispuestos de forma lógica para cumplir otras funciones importantes de la empresa, como Marketing, Recursos Humanos y Estrategia. Los empleados suelen tener una especialidad dentro de la organización y es posible que no trabajen en otras áreas durante las operaciones diarias normales.

Gestionar un proyecto en una organización Clásica

Friendly Skies Airlines tiene una Estructura clásica de organización, como indica su organigrama.

Imaginemos que el Consejo de Administración de Friendly Skies Airlines, aprueba una iniciativa para modernizar los aviones existentes para transportar más pasajeros. El director general patrocina un equipo de proyecto para rediseñar los aviones. El proyecto estará dirigido por un Gerente de proyectos del departamento de Ingeniería e Innovación y requerirá representantes de Finanzas, Marketing, Estrategia y Operaciones, junto con varios otros Miembros del equipo del departamento de Diseño, para completar con éxito el proyecto.

El Equipo del Proyecto permanecerá normalmente en sus líneas jerárquicas pero actuará como su propio equipo reunido. No dependen de ninguno de los departamentos funcionales existentes. En la Estructura clásica, el proyecto se construye a partir de departamentos ya existentes para formar equipos.

Si usted es Gerente de proyectos en este tipo de estructura, puede que necesite consultar con los gerentes funcionales para conocer sus recursos y la capacidad de cada compañero de equipo, así como familiarizarse con los procesos internos y la estructura de aprobación de cada función. Es posible que su autoridad se vea ligeramente limitada debido a prioridades contrapuestas, cadenas de aprobación y otras complejidades, pero establecer las expectativas por adelantado le permitirá navegar por la organización y ejecutar su proyecto con éxito.

Estructuras matriciales de organización

La estructura matricial difiere de la estructura clásica en que los empleados tienen dos o más jefes. En las estructuras matriciales, sigue teniendo personas por encima de usted, pero también tiene personas en departamentos adyacentes con las que tendrá que comunicarse sobre el progreso de su trabajo. Las áreas funcionales tienden a cruzarse con más frecuencia y, dependiendo de la naturaleza del trabajo, el responsable de cada área es el que tiene más autoridad.

Como Gerente de proyectos en una organización Matriz, un Equipo tendrá esencialmente al menos dos cadenas de mando, o gerentes. Se puede pensar en el Gerente de proyectos como un gestor temporal mientras esté asignado al equipo. El gerente funcional es coherente independientemente del proyecto que esté apoyando un gerente de proyectos. La siguiente imagen ilustra el aspecto que tendría Friendly Skies Airlines, si tuviera una estructura matricial.

Gestionar un proyecto en una organización Matriz

Imagine que Friendly Skies Airlines, está organizada en una Estructura matricial. Su Equipo de Excelencia de Producto desarrolla un nuevo kit de amenities para vuelos de larga distancia. Piden al Gerente de proyectos que les ayude a reunir materiales de marketing que presenten datos de investigación sobre cómo este producto satisface los deseos de los pasajeros. El Gerente de proyectos trabaja en nombre del Equipo de excelencia de productos, pero puede colaborar con el Equipo de marketing para crear estos materiales.

Puede leer más sobre una visión general de las organizaciones Matriz en este Artículo del PMI.

Clave

Tanto en las organizaciones clásicas como en las matriciales, los gestores de proyectos deben definir claramente sus funciones y responsabilidades para trabajar con eficacia. Sin embargo, en la mayoría de las organizaciones Matriz, algunos gerentes de proyecto o líderes de departamento pueden tener el mismo nivel de autoridad que los gerentes funcionales y operar de forma más directa.

Ahora ya sabe cómo identificar las estructuras organizativas clásicas y matriciales, cómo encajan en ellas los gestores de proyectos y cómo puede afectar la estructura de una organización a los proyectos. ¡Va por buen camino para convertirse en un gran gestor de proyectos en cualquier estructura organizativa!