Gerencia de proyectos. ¿Cómo seleccionar la metodología?

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Enfoques comunes de gestión de proyectos y cómo seleccionar uno de ellos

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Ha estado aprendiendo mucho sobre los distintos enfoques de Gestión de proyectos y cuándo utilizarlos. En esta lectura, recapitularemos brevemente algunos de los más comunes y le recomendaremos un par de artículos con información de apoyo. Seguirá aprendiendo más sobre estos enfoques a lo largo de este programa de certificación.

Enfoques populares de gestión de proyectos

A continuación le ofrecemos una breve recapitulación de algunos de los enfoques de gestión de proyectos que ha conocido hasta ahora:

La Metodología Waterfall es una metodología tradicional en la que las tareas y las fases se completan de forma lineal y secuencial, y cada etapa del proyecto debe completarse antes de que comience la siguiente. El Gerente de proyectos es responsable de priorizar y asignar tareas a los miembros del Equipo. En la Metodología Waterfall, los criterios utilizados para medir la calidad se definen claramente al principio del proyecto.

Agile implica fases cortas de trabajo colaborativo e iterativo con pruebas frecuentes y mejoras implementadas con regularidad. Algunas fases y tareas se desarrollan al mismo tiempo que otras. En los proyectos Agile, los equipos comparten la responsabilidad de gestionar su propio trabajo. Scrum y Kanban son ejemplos de marcos ágiles, que son enfoques de desarrollo específicos basados en la filosofía ágil.

Scrum es un marco ágil que se centra en el desarrollo, la entrega y el mantenimiento de proyectos y productos complejos mediante la colaboración, la responsabilidad y un proceso iterativo. El trabajo lo realizan equipos multidisciplinares pequeños dirigidos por un Scrum Master y se divide en Sprints cortos con una lista fija de entregables.

Kanban es una herramienta utilizada tanto en los enfoques Agile como Lean que proporciona comentarios visuales sobre el estado del trabajo en curso mediante el uso de Tableros Kanban o Gráficos. Con Kanban, los gerentes de proyecto utilizan notas adhesivas o tarjetas de notas en un Tablero Kanban físico o digital para representar las tareas del equipo con categorías como "Por hacer", "En curso" y "Hecho".

Lean utiliza la herramienta de calidad 5S para eliminar ocho áreas de despilfarro, ahorrar dinero, mejorar la calidad y agilizar los procesos. Los principios de Lean afirman que se puede hacer más con menos abordando las disfunciones que generan despilfarro. Lean implementa un sistema de programación Kanban para gestionar la producción.

Six Sigma consiste en reducir las variaciones asegurándose de que se siguen siempre los procesos de calidad. El Método Six Sigma sigue un enfoque de mejora de procesos denominado DMAIC, que significa definir, medir, analizar, mejorar y controlar.

Lean Six Sigma es una combinación de los enfoques Lean y Six Sigma. Suele utilizarse en proyectos cuyo objetivo es ahorrar dinero, mejorar la calidad y avanzar rápidamente por los procesos. Lean Six Sigma también es ideal para resolver problemas complejos o de alto riesgo. El framework de organización 5S, el proceso DMAIC y el uso de Tableros Kanban son componentes de este enfoque.

A pesar de sus diferencias, todas estas metodologías de gestión de proyectos requieren comunicación y colaboración entre varios equipos y su objetivo es entregar los proyectos a tiempo y dentro del presupuesto.

Seleccionar un enfoque de gestión de proyectos

Con tantas metodologías disponibles, hay muchas opciones que podrían funcionar bien para su proyecto. Dado que los proyectos y las organizaciones en las que los ejecutará varían enormemente, el enfoque que elija implementar para cada proyecto también variará. En Google, a menudo utilizamos un híbrido de enfoques y frameworks para cumplir eficazmente el Objetivo del proyecto Todos los enfoques pueden combinarse con otros, en función de las necesidades de su proyecto.

Elegir el enfoque que mejor funcione para el proyecto, la organización y el equipo requiere tiempo y práctica. Aprenderá más sobre cómo elegir un enfoque de Gestión de proyectos a lo largo de este programa de certificación. Mientras tanto, eche un vistazo a cómo este artículo desglosa las metodologías más comunes y cuándo (o cuándo no) utilizarlas: ¿Qué metodologías de gestión de proyectos debería utilizar?

Gerencia de proyectos. Lean vs six sigma

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Metodologías Lean y Six Sigma

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Anteriormente aprendió acerca de los enfoques de Gestión de proyectos de metodología Agile y Waterfall. Ahora definiremos algunos conceptos clave de las metodologías Lean y Six Sigma. Aprenderemos cómo pueden utilizarse estas metodologías para organizar y gestionar sus proyectos, y discutiremos cuál es la más eficaz para los distintos tipos de proyectos.

Lean

La metodología Lean, se conoce a menudo como Lean Manufacturing porque se originó en el mundo de la fabricación. El principio fundamental de la metodología Lean es la eliminación de los residuos dentro de una operación. Al optimizar los pasos del proceso y eliminar los residuos, sólo se añade valor en cada fase de la producción.

Hoy en día, la metodología de fabricación Lean reconoce ocho tipos de residuos dentro de una operación: defectos, exceso de procesamiento, sobreproducción, espera, inventario, transporte, movimiento y talento no utilizado. En la industria manufacturera, estos tipos de despilfarro suelen atribuirse a problemas como:

• Falta de documentación adecuada

• Falta de Estándares de proceso

• No comprender las necesidades de los Clientes

• Falta de Comunicación efectiva

• Falta de control del proceso

• Diseño ineficaz del proceso

• Fallos de gestión

Estos mismos problemas generan despilfarro en la Gestión de proyectos.

Implemente la gestión de proyectos Lean cuando desee utilizar recursos limitados, reducir los residuos y racionalizar los procesos para obtener los máximos beneficios.

Puede conseguirlo utilizando los pilares de la herramienta de calidad Lean 5S. El término 5S hace referencia a los cinco pilares necesarios para una buena limpieza: clasificar, poner en orden, brillar, estandarizar y sostener. Implementar el Método 5S significa limpiar y organizar el lugar de trabajo para conseguir la menor cantidad de tiempo y material desperdiciados. El Método 5S incluye estos cinco pasos:

1. Ordenación: Retire todos los artículos que no sean necesarios para las operaciones de Producción en curso y deje sólo lo esencial.

2. Ordenar: Disponga los artículos necesarios de forma que sean fáciles de usar. Etiquete los artículos para que cualquiera pueda encontrarlos o guardarlos.

3. Brille: Mantenga todo en el lugar correcto. Limpie su espacio de trabajo todos los días.

4. Estandarice: Realice el proceso siempre de la misma manera.

5. Sostenga: Acostúmbrese a mantener los Procedimientos correctos e inculque esta disciplina a su Equipo.

Dentro de la metodología Lean, las 5S le ayudan a potenciar el rendimiento.

El último concepto de Lean utiliza un sistema de programación Kanban para gestionar la producción. El sistema de programación Kanban, o Tablero Kanban, es una herramienta de visualización que le permite optimizar el flujo de trabajo de su equipo. Proporciona al Equipo una pantalla visual para identificar lo que hay que hacer y cuándo. El Tablero Kanban utiliza tarjetas que se mueven de izquierda a derecha para mostrar el progreso y ayudar a su equipo a coordinar el trabajo.

Los Tableros Kanban y las 5S son métodos fundamentales de la metodología Lean. Pueden ayudarle a gestionar con éxito su proyecto. Analicemos ahora el Método Six Sigma y aprendamos cuándo es el mejor momento para utilizarlo.

Six Sigma

Six Sigma es una metodología utilizada para reducir las variaciones garantizando que los procesos de calidad se siguen en todo momento. El término "Six Sigma" tiene su origen en las Estadísticas y, en general, significa que los artículos o procesos deben tener una calidad del 99,9996%.

Los siete principios clave de Six Sigma son:

1. Centrarse siempre en el cliente.

2. Identificar y comprender cómo se realiza el trabajo. Comprenda cómo se realiza realmente el trabajo.

3. Haga que sus procesos fluyan sin problemas.

4. Reduzca los residuos y concéntrese en el valor.

5. Detenga los defectos eliminando la variación.

6. Implique y colabore con su equipo.

7. Aborde la actividad de mejora de forma sistemática.

Utilice esta metodología para encontrar aspectos del producto o del proceso que sean medibles como el tiempo, el coste o la cantidad. A continuación, inspeccione ese aspecto medible y rechace cualquier producto que no cumpla la norma Six Sigma. Hay que mejorar cualquier proceso que haya creado productos inaceptables.

Ahora que comprende tanto Lean como Six Sigma, ¡veamos cómo se combinan para mejorar el rendimiento de su proyecto!

Lean Six Sigma

Después de poner en práctica tanto Lean como Six Sigma, se descubrió que ambas metodologías podían combinarse para aumentar los beneficios. Las Herramientas utilizadas en Lean, como los Tableros Kanban y las 5S, crean calidad en los procesos desde el principio. A continuación, los productos desarrollados con métodos Lean se inspeccionan o prueban utilizando los Estándares Six Sigma. Los productos que no cumplen estos estándares son rechazados.

La mayor diferencia entre estas metodologías es que Lean racionaliza los procesos mientras que Six Sigma reduce la variación en los productos incorporando la calidad desde el principio e inspeccionando los productos para garantizar que se cumplen los Estándares de calidad. Puede que descubra que uno de estos dos métodos -o el uso conjunto de ambos- puede mejorar la eficacia de sus proyectos.

Gerencia de proyectos. Waterfall Vs Agile

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Comparación de los enfoques Waterfall y Agile

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Ahora que conoce mejor algunos de los distintos enfoques y marcos asociados a la gestión de proyectos, comparemos aspectos concretos de los enfoques Waterfall (también llamado comúnmente tradicional) y Agile.

Comprender los fundamentos -y las diferencias- de estos enfoques comunes de gestión de proyectos puede ayudarle a demostrar sus conocimientos sobre gestión de proyectos durante una entrevista. También puede ayudarle a evaluar un proyecto para determinar el enfoque adecuado cuando trabaje en él.

La Metodología Waterfall y la Agile se implementan de muchas formas distintas en muchos proyectos diferentes, y algunos proyectos pueden utilizar aspectos de cada una de ellas. El Gráfico siguiente describe y compara brevemente los enfoques Waterfall y Agile. Puede utilizarlo como herramienta de referencia rápida, pero tenga en cuenta que, en la práctica, las diferencias entre estos dos enfoques pueden no estar siempre claramente definidas.

Comparación entre Metodología Waterfall y Agile

	Metodología Waterfall	Agile
Función del Gerente de proyectos	El Gerente de proyectos actúa como líder activo priorizando y asignando tareas a los miembros del Equipo.	El Scrum Master actúa principalmente como facilitador, eliminando cualquier barrera a la que se enfrente el Equipo. El Equipo comparte más responsabilidad en la gestión de su propio trabajo.
Alcance	Los entregables y planes del Proyecto están bien establecidos y documentados en las primeras fases de iniciación y planificación. Los cambios pasan por un proceso formal de solicitud de cambios.	La Planificación se realiza en iteraciones más cortas y se centra en aportar valor rápidamente. Las iteraciones posteriores se ajustan en respuesta a comentarios o problemas imprevistos.
Cronograma	Sigue una ruta casi lineal a través de las fases de iniciación, Planificación, Ejecución y Cierre del Proyecto.	El tiempo se organiza en fases denominadas Sprint. Cada Sprint tiene una duración definida, con una Lista establecida de entregables previstos al inicio del Sprint.
Costos	Los Costos se mantienen bajo control mediante una cuidadosa estimación previa y un estrecho seguimiento a lo largo del ciclo de vida del proyecto.	Los Costos y el Cronograma pueden cambiar con cada iteración.
Calidad	El Gerente de proyectos hace planes y define claramente los criterios para medir la calidad al principio del proyecto.	El Equipo solicita continuamente la opinión de las partes interesadas y los comentarios de los usuarios probando los productos sobre el terreno e implementando mejoras con regularidad.
Comunicación	El gerente de proyectos comunica continuamente a las partes interesadas los avances hacia los hitos y otros indicadores clave, asegurándose de que el proyecto va por buen camino para cumplir las expectativas del cliente.	Equipo centrado en el cliente, con una comunicación coherente entre los usuarios y el equipo del proyecto.
Partes interesadas	El Gerente de proyectos gestiona y monitorea continuamente el compromiso de las partes interesadas para asegurarse de que el proyecto va por buen camino.	El Equipo proporciona frecuentemente Entregables a las partes interesadas a lo largo del Proyecto. El avance hacia los hitos depende de los comentarios de las partes interesadas.

Ahora que conoce mejor las diferencias entre los enfoques de Gestión de proyectos de metodología Waterfall y Agile, puede utilizar esta comprensión para determinar cuál es el más eficaz para sus proyectos.

Gerencia de proyectos. Resumen de fases

 

Resumen de las fases del Proyecto

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El Ciclo de vida del proyecto es la ruta de acceso a su proyecto desde el principio hasta el final. Cada fase del proyecto contribuye a la siguiente y ayuda a crear una estructura para el proyecto. Para recapitular, las fases principales del ciclo de vida del proyecto son: iniciación del proyecto, elaboración de un plan, ejecución y finalización de las tareas y cierre del proyecto.

En esta lectura, resumiremos cada fase del ciclo de vida del proyecto.

Ciclo de vida del proyecto

Iniciación del proyecto

En esta fase, formule preguntas que le ayuden a sentar las bases del proyecto, como por ejemplo

• ¿Quiénes son las partes interesadas?

• ¿Cuáles son los objetivos del cliente o de los clientes?

• ¿Cuál es el propósito y la misión del proyecto?

• ¿Cuáles son los objetivos mensurables para el equipo?

• ¿Qué pretende mejorar el proyecto?

• ¿Cuándo debe estar terminado el proyecto?

• ¿Qué habilidades y recursos requerirá el proyecto?

• ¿Cuánto costará el proyecto? ¿Cuáles son los Beneficios?

Elabore un plan

En esta fase, elabore un plan para llevar su proyecto desde el principio hasta el final.

• Cree un plan detallado del proyecto. ¿Cuáles son los principales hitos? ¿Qué tareas o entregables componen cada hito?

• Elabore el Cronograma para poder gestionar adecuadamente los Recursos, el Presupuesto, los Materiales y el Calendario. Aquí creará un Presupuesto detallado.

Ejecutar el proyecto

En esta fase, ponga en marcha todo el trabajo duro de las dos primeras fases.

• Monitoree a su equipo de proyecto a medida que completan las tareas del proyecto.

• Derribe cualquier barrera que pueda ralentizar o impedir que el equipo complete las tareas.

• Ayude a mantener al equipo al corriente de las expectativas de Cronograma y Entregables.

• Aborde los puntos débiles de su proceso o examine los lugares en los que su equipo pueda necesitar formación adicional para alcanzar los objetivos del proyecto.

• Adáptese a los cambios que surjan en el proyecto.

Cierre del proyecto

En esta fase, cierre el proyecto.

• Identifique que su equipo ha completado todos los resultados solicitados.

• Libere a su equipo para que pueda apoyar otros proyectos dentro de la empresa.

• Tómese tiempo con su Equipo para celebrar sus éxitos

• Entregue todos los entregables restantes y obtenga la aprobación de las partes interesadas.

• Documente las Lecciones aprendidas por usted y su Equipo durante el proyecto.

• Reflexione sobre las formas de mejorar en el futuro.

Conclusiones clave

Cada fase del ciclo de vida del proyecto tiene su propia importancia y razón de ser. Al seguir el Ciclo de vida del proyecto, se estará asegurando de:

• Captando las expectativas de su cliente

• Preparando su proyecto para el éxito con un plan

• Ejecutando las tareas del proyecto y abordando cualquier problema que surja

• Cierre del proyecto para aprovechar las lecciones aprendidas

A medida que vaya avanzando en el curso, repasaremos con más detalle cada una de las fases del proyecto.