Fuente: Google & Coursera
Estudios de caso: La importancia de cada fase del Proyecto
Las consecuencias de precipitarse en una fase del Proyecto
Es viernes por la noche cuando Jason, Gerente de proyectos en una empresa especializada en software de realidad virtual, recibe una llamada urgente de su jefe, Mateo. Mateo le dice a Jason que necesita un coste y un plazo para un programa de Entrenamiento en realidad virtual para Vuelo Simulators, Inc, una empresa que se dedica al mantenimiento de aviones, antes de que acabe el fin de semana.
Jason pasa el fin de semana trabajando en una propuesta para Vuelo Simulators, Inc. Rápidamente elabora una propuesta estimando que costará 200.000 dólares y tardará seis semanas en desarrollar el curso. Este es el coste y el plazo estándar para desarrollar un entrenamiento en la plataforma de su empresa. Envía la propuesta a Vuelo Simulators, Inc. para que pueda cumplir su plazo.
Cuando Jason entra en la oficina el lunes por la mañana, Mateo le dice que le han reprendido por no seguir el proceso de la empresa para elaborar una propuesta e incluir a los ingenieros en el proceso. Los ingenieros echan un vistazo a la información presentada por Vuelo Simulators, Inc. y se dan cuenta de que el software de la empresa no funcionará con su plataforma. Tardarán seis meses en desarrollar su plataforma para satisfacer las necesidades del software de la organización y otros seis meses en probar el software y la integración de la plataforma. El coste de desarrollar y probar este software superará el millón de dólares.
Este Proyecto ha fracasado incluso antes de empezar. No hay forma de completar la solicitud de Vuelo Simulators, Inc. sin que ello repercuta en el presupuesto, la Calidad y los plazos.
Lo que debería haber ocurrido
Cuando llama su jefe, Jason le dice que, aunque entiende que Mateo quiera contentar al cliente haciéndole llegar una propuesta promptly, le gustaría tomarse un poco más de tiempo para hacer la propuesta bien. Jason le dice a Mateo que redactará un correo electrónico a Vuelo Simulators, Inc. y le pedirá más tiempo para elaborar una propuesta precisa y razonable. Mateo duda pero acepta.
El lunes por la mañana, Jason ve que Vuelo Simulators, Inc. ha respondido a su petición. Le agradecen que les haya comunicado su preocupación por la rapidez con la que le han enviado la solicitud de propuesta. Le dicen que le darán una semana para que trabaje con su Equipo y le proporcione un presupuesto para el proyecto.
Ahora Jason tiene tiempo para conseguir que todos los actores clave participen en la estimación del esfuerzo que supondrá completar el proyecto, incluidos el coste, el Cronograma y los Recursos.
Apliquemos el Ciclo de vida del proyecto a este proyecto.
Iniciación del proyecto
Esta es la fase por la que Jason se precipitó en el primer escenario. Idealmente, en esta fase, Jason discute los objetivos del proyecto con Vuelo Simulators, Inc. para tener una idea clara de lo que piden. Una vez que Jason ha definido los objetivos del proyecto, puede reunir a las partes interesadas y a los Miembros del equipo del proyecto para definir lo que hay que hacer para crear con éxito este Entrenamiento para Vuelo Simulators, Inc. Jason identifica las habilidades necesarias, el calendario y el coste de desarrollo del Entrenamiento. Identifica y documenta el valor que este proyecto crea para la empresa. Presenta toda la información que ha reunido al Equipo directivo de su empresa, que aprueba la propuesta de Jason. A continuación, Jason presenta la propuesta a Vuelo Simulators, Inc. y ésta la acepta.
Elaborar un plan
Ahora que Jason tiene luz verde para trabajar en el proyecto, elabora un Plan del proyecto para llegar desde el principio hasta el final. Contar con un plan garantiza que todos los miembros del Equipo y las partes interesadas estén preparados para completar sus tareas. Jason esboza los plazos y las tareas importantes para que el proyecto tenga éxito. Crea un Cronograma para contabilizar todos los recursos, materiales y tareas necesarios para completar el proyecto.
Ejecución y finalización de las tareas
Durante esta fase del proyecto, el equipo de Jason pone en marcha su plan ejecutando el trabajo. Jason supervisa a su equipo a medida que van completando las tareas del proyecto. Su Función como Gerente del proyecto no consiste en completar las tareas individuales, sino en ayudar a derribar cualquier barrera que pudiera ralentizar o impedir al equipo completar sus tareas. También es responsabilidad de Jason comunicar el Cronograma y las expectativas de Calidad. Jason utiliza sus dotes de comunicación para mantener a Vuelo Simulators, Inc. al día sobre el estado del proyecto y recabar sus comentarios. Esto mantiene el proyecto dentro del calendario y del presupuesto.
Cierre del proyecto
El Equipo de Jason ha completado con éxito el Entrenamiento y lo entrega a Vuelo Simulators, Inc. Están muy satisfechos con el resultado Jason está ahora listo para cerrar este proyecto y pasar al siguiente. Antes de cerrar este capítulo, Jason y su Equipo discuten y documentan las Lecciones aprendidas del proyecto. ¿Qué funcionó bien y qué podría funcionar mejor la próxima vez? Jason también organiza un pequeño almuerzo para que su equipo celebre y reconozca su duro trabajo.
Conclusión clave
Puede parecer mucho trabajo pasar por todo el ciclo de vida de un proyecto, ¡pero el impacto a largo plazo que tendrá en su proyecto es enorme! Es su trabajo como Gerente de proyectos asegurarse de que sus dirigentes comprenden realmente el riesgo de no prepararse adecuadamente para un proyecto. Hacer suposiciones incorrectas puede poner en peligro a su empresa. En cambio, tomarse el tiempo necesario para iniciar, planificar, ejecutar y cerrar cuidadosamente su proyecto conduce al éxito del mismo y a unas buenas relaciones de trabajo con los clientes.