Fuente: Google & Coursera
Función del Gerente de proyectos en la Gestión de cambios
En esta lección aprenderá a apoyar el proceso de gestión de cambios de su proyecto. En resumen, la gestión de cambios es el proceso que consiste en entregar el proyecto terminado y conseguir que otras personas de la organización lo adopten. En esta lectura, analizaremos las estrategias para abordar la gestión de cambios como Gerente de proyectos.
El éxito de su proyecto depende de la adopción y aceptación del mismo, ya se trate del lanzamiento de una nueva herramienta externa o de un proceso que cambiará las operaciones en una planta de producción. En ambos casos, el mayor impacto del cambio se producirá en las personas que utilizan e interactúan con el producto o proceso que está cambiando.
Por ejemplo, si cambia la interfaz de usuario de su sitio web, el mayor impacto de ese cambio afecta al usuario. El usuario debe aprender cómo se ha reorganizado el sitio web y adaptarse a la nueva forma de navegar por él. Si parte de la actualización de la interfaz del sitio web incluye un nuevo logotipo de marca, el principal impacto de ese cambio afecta a los empleados de su organización. Hay que darles a conocer el nuevo logotipo y tomar medidas para garantizar que todas las comunicaciones de la empresa incluyan el nuevo logotipo, no el antiguo.
Puede contribuir al éxito de su proyecto aceptando los cambios a medida que se producen y convenciendo a un público más amplio, ya sea el usuario final o los miembros de la organización, para que también los acepten. Si aplica un enfoque cuidadoso a la gestión del cambio, podrá abordar los problemas que puedan surgir en las fases posteriores del proyecto.
Integración de la gestión de proyectos y la gestión de cambios
La Gestión de cambios es una empresa importante y un proyecto en sí mismo. Cuando se trata de la gestión de cambios, no siempre se es responsable de dirigir y planificar todo el proceso de principio a fin. Habrá ocasiones en las que su jefe, un miembro de su equipo u otro directivo superior sea el responsable de asumir esa transición e implantar con éxito los cambios. Sin embargo, aunque no sea usted quien dirija directamente el cambio, hay formas de apoyar y participar en el éxito de la adopción de su proyecto.
Como Gerente de proyectos, puede pensar que la gestión de cambios es necesaria para el éxito de su proyecto. Tanto la Gestión de cambios como la Gestión de proyectos tienen por objeto aumentar las probabilidades de éxito del proyecto. También incorporan herramientas y procesos para lograr ese objetivo. La forma más eficaz de alcanzar el objetivo de un proyecto es integrar la gestión de proyectos y la gestión de cambios, y es su responsabilidad como gestor de proyectos hacerlo.
Cuando piense en la gestión de cambios en relación con su proyecto, empiece por plantearse las siguientes preguntas:
¿Cómo reaccionará la organización ante el cambio?
¿Qué personas influyentes pueden influir en el cambio?
¿Cuáles son los mejores medios de comunicación?
¿Qué prácticas de gestión de cambios conducirán al éxito de mi proyecto?
Las respuestas a estas preguntas le ayudarán a prepararse para una serie de escenarios posibles y le permitirán elaborar soluciones para apoyar eficazmente la adopción de su proyecto.
Veamos algunas de las mejores prácticas para abordar la gestión de cambios en sus proyectos:
Sea proactivo. Una planificación proactiva e integradora de la gestión del cambio puede ayudar a mantener informados de los cambios a los posibles interesados.
Incorpore la gestión de cambios a los pasos de la gestión de proyectos. Por ejemplo, puede programar tiempo durante las reuniones de equipo o crear un documento de comentarios para asegurarse de que los miembros de su equipo sepan que existe un lugar donde expresar sus sugerencias y preocupaciones.
También puede planificar pasos hacia el final del proyecto para presentar el producto a las partes interesadas en forma de demostraciones, foros de preguntas y respuestas o vídeos de marketing. Todas estas decisiones pueden tenerse en cuenta en el plan, de modo que los posibles cambios afecten menos al calendario. Si estos pasos no se han incluido en el plan, puede insistir en la importancia de un plan de gestión de cambios.
Comunique los próximos cambios. Las partes interesadas, el equipo de gestión de cambios y el equipo del proyecto deben comunicarse con regularidad. Compruebe y comunique a lo largo del proyecto cómo los cambios proporcionarán una mejor experiencia a los usuarios finales de los entregables del proyecto. De este modo, apoyará el proceso proporcionando a todos la información que necesitan para sentirse preparados para adaptarse a los cambios una vez que el proyecto esté listo para su lanzamiento.
Sigue un proceso coherente. Seguir un proceso de gestión de cambios claro ayuda a mantener la coherencia cada vez que se produce un cambio. El proceso de gestión de cambios debe establecerse y documentarse en una fase temprana del proyecto para orientar la forma en que se gestionarán los cambios. Es posible que su organización cuente también con un plan general de gestión de cambios que pueda adoptarse para su proyecto. Puede incluir cuándo debe promoverse el cambio, cuándo debe impartirse la formación, cuándo tendrá lugar el lanzamiento o la publicación, y los pasos correspondientes a cada fase del proceso.
Practique la empatía. Los cambios son inevitables, pero a menudo nos resistimos a ellos. Si eres empático con los retos y la ansiedad que puede provocar un cambio, puedes apoyar el proceso de forma sutil.
Utilice herramientas. Incorporar herramientas que ayuden a adoptar un cambio puede ser muy útil. He aquí algunos ejemplos que puede utilizar en su próximo proyecto:
Mecanismos de retroalimentación, como las encuestas, pueden recoger las opiniones de las partes interesadas.
Diagramas de flujo pueden visualizar el proceso de desarrollo del proyecto.
Mapa cultural puede ilustrar la cultura de la empresa y cómo los valores, las normas y el comportamiento de los empleados pueden verse afectados por el cambio.
Como Gerente de proyectos, eres responsable de llevar a buen término los proyectos. A medida que perfeccione el conjunto de habilidades que adquiera a lo largo de este programa, descubrirá que la gestión de cambios es esencial para el éxito de sus proyectos.
Para más información sobre cómo participar en el proceso de gestión de cambios, consulte los siguientes recursos:
Si no dispone de una cuenta de Google, puede descargar este archivo directamente desde el archivo adjunto a continuación:
No hay comentarios:
Publicar un comentario