Consideraciones
sobre CMMS
Introducción
Mantenimiento
no es reparar, Mantenimiento es gerenciar recursos y planificar
actividades sobre la base de estudios estadísticos. Mantenimiento
es la aplicación de filosofías de nueva generación desarrolladas
en la última década y en actualización constante. Mantenimiento
es el manejo científico de variables técnicas de gran complejidad.
La ingeniería de mantenimiento se moderniza constantemente
y requiere de un soporte de alta calidad, los CMMS o EAM.
Características
de los ERP, CMMS y EAM
Un
ERP (Enterprise Resource Planing) es un sistema integrado,
cuyo origen se debe a las necesidades para atender las actividades
administrativas y financieras de las empresas.
Su
área de influencia es muy amplia, cubriendo, entre otros,
personal, cobranzas, pagos, finanzas, inventarios y en algunos
casos mantenimiento.
Estos
dos últimos ítems los administra fundamentalmente desde el
punto de vista de la gestión administrativa, por lo que en
empresas que pretenden desarrollar el mantenimiento a niveles
exigentes les resulta inadecuado.
Un
CMMS (Computerized Maintenance Management System), es un sistema
que nace para atender la administración del mantenimiento
y abarca materiales (generalmente con mucha profundidad) y
personal, mas bien enfocado a la disponibilidad de recursos,
para atender las necesidades de mantenimiento.
Un
EAM (Enterprise Asset Management), es un sistema que ha evolucionado
del CMMS, orientado a administrar mejor los activos y ampliando
su influencia a otras áreas, pasando a ser más actual que
el anterior.
Consideremos
que nunca existe una herramienta ideal que soporte nuestros
requerimientos, no solo en sistemas, sino en todos los ordenes
de la vida, por lo que la solución apropiada es la combinación
de dos o más de ellas, tomando las partes, de cada uno, que
más satisfacen nuestras necesidades.
Por
lo tanto, la recomendación mas acertadas es pensar en la posibilidad
de implementar dos sistemas integrados, uno para la gestión
Administrativa/Financiera y otro para el Mantenimiento.
Aunque
ciertas empresas de gran magnitud y con un avanzado nivel
de mantenimiento puedan cubrir sus necesidades totalmente
con un ERP, no son la generalidad.
La
tabla mostrada a continuación nos guiará para comprender las
diferencias de aplicación de cada uno de los sistemas, en
un primer caso para una empresa en la que predomina la facturación
a clientes y la gestión administrativa sobre el mantenimiento
(empresa de servicios) y en segundo caso una empresa donde
el mantenimiento toma mayor relevancia (empresa productiva).
Para
el primer caso es predominante un ERP, mientras que para el
segundo caso es necesario un CMMS o un EAM.
Rubro
|
Empresa
de Servicios
|
Empresa
de producción
|
Clientes
|
2.000.000/4.000.000
|
5/100
|
Proveedores
|
200/1.000
|
10
principales/100 total
|
Personal
|
2.000/10.000
|
100/200
|
Personal
Técnico de Mtto
|
10
a 20%
|
80%
|
Personal
Administrativo
|
80
a 90%
|
20%
|
Inventario
insumos
|
70
a 90%
|
30%
|
Inventario
repuestos
|
10
a 30%
|
70%
|
Valor
Equipamiento
|
Bajo/Medio
|
Elevado
|
Riesgos
de Mtto
|
Nulo
o Bajo (equipos estáticos)
|
Alto
(equipos dinámicos)
|
Tecnología
a mantener
|
Simple/Media
|
Compleja
|
Repuestos
|
Generales
(varios proveedores)
|
Específicos
(un único proveedor)
|
¿Porqué
un CMMS?
Los
EAM o CMMS son softwares diseñados por expertos en mantenimiento
y en sistemas, que conocen la actualidad y tendencias del
sector y por lo tanto han pensado en todas nuestras necesidades,
mientras que un ERP, en general, requiere ser personalizado
a los requerimientos de mantenimiento, y por lo general es
realizado por un consultor de sistemas.
Estas
diferencias se comprenden al momento de gerenciar el mantenimiento,
cuando requerimos contenido y calidad de la información que
posibilite incrementar la disponibilidad de la planta, mejorar
la productividad de los equipos y reducir los costos, esto,
con el uso de un CMMS, es seguro lograrlo, con un ERP quizás
sea posible.
Implementación
Existe
en el mercado suficiente variedad de CMMS o EAM disponibles
para las necesidades de cada compañía, en todos los casos
la implementación es un tema importante que debe tomarse con
mucho cuidado y atención. Hemos visto como consultores, que
en muchos casos, el cliente solicita en primer término personalizar
el sistema de acuerdo a su requerimiento. Esto es algo que
en general no lo recomendamos, debe tratar de utilizar, al
inicio, el sistema en forma estándar y luego de una implementación
básica y con el sistema en funcionamiento, pensar en personalizarlo.
Esto
es debido a que puede incurrir en el error de transferir al
sistema el desorden actual de la organización y vicios particulares
del área de mantenimiento, perdiendo en gran medida, la funcionalidad
del software, agravado esto en las posteriores actualizaciones,
que se verán complicadas por estos cambios.
El
uso del sistema por todo el personal de mantenimiento que
tendrá injerencia en él, permite que se comprendan conceptos
más completos del comportamiento del sistema, que de otra
manera no se pueden lograr y en consecuencia se amplía la
utilización. Finalizado el período inicial y con conocimientos
más completos de las posibilidades que se pueden conseguir,
recién entonces se puede pensar en una personalización, que
seguramente será mas acertada.
Toda
personalización requiere de muchas horas de consultoría de
profesionales de gran experiencia, esto genera un costo adicional
a tener en cuenta. Si necesita de una personalización importante
puede ser que no ha seleccionado el software adecuado a sus
necesidades.
Un
dilema que debemos considerar al seleccionar un CMMS es que
debe dedicarse suficiente tiempo para conocer los productos
que se ofrecen en el mercado y seleccionar el mas adecuado
a sus necesidades, pero si dedica mucho tiempo en tomar esta
decisión (conocemos casos que han tomado mas de 2 años en
decidir), es tiempo que pierde para implementar el sistema
y ese tiempo se pierde en lograr los beneficios de haberlo
utilizado y haber logrado mejoras que producen ahorros importantes.
Manejo
de la Información
Recordemos
que el registro de datos es en vano si no se puede convertir
en información para mejorar el negocio. Si en nuestra empresa
el negocio tiene mucho que ver con el mantenimiento de los
activos, estamos necesitando un EAM, que de ser necesario
indudablemente puede conectarse por medio de una interface,
sin inconveniente, con otro sistema administrativo.
Cuando,
en el área de mantenimiento, disponemos de un EAM adecuado
a nuestras necesidades ya implementado, es primordial obtener
información de los datos en él almacenados, para esto, todos
los sistemas cuentan con un importante número de reportes
estándar, y otros pueden ser programados por personal especializado
a requerimiento nuestro, para facilitar la gestión del mantenimiento.
Pero
en muchos casos y frente a necesidades puntuales, debemos
contar con la posibilidad de administrar esta información
para cubrir nuestros propios requerimientos y generar reportes
o gráficos evitando dependencias de otros sectores que nos
provocan demoras.
Ante
estas situaciones, es bueno contar con un sistema (EAM) bajo
Windows, pues nos permita manejar la información con utilitarios
como Excel, Access y otros reporteadores.
Con
estas herramientas se logra potenciar enormemente la capacidad
del sistema y nos posibilita una libertad total para tomar
decisiones y actuar ante situaciones que requieren una rápida
respuesta de análisis.
La
conexión de excel a cualquier base de datos relacional es
una técnica muy sencilla, que se realiza a través de un ODBC.
Usar
esta gran posibilidad es recomendable solo para personal que
posea conocimientos avanzados en el uso de Excel y fundamentalmente
debe conocer las relaciones entre las tablas de la base de
datos y la lógica del CMMS que está utilizando.
Grandes
posibilidades de manejar la información quedan entonces disponibles
por el gran potencial de esta planilla de cálculo que permite
realizar filtros de la información en forma rápida, realizar
gráficos de todo tipo y dispone de un importante número de
fórmulas que incrementan en forma increíble la respuesta al
análisis de la información.
Recomendamos
su uso principalmente como un medio de investigación, donde
es posible realizar cambios en la consulta a medida que indagamos
sobre los campos y tablas del sistema.
Una
búsqueda metódica sobre puntos que sobresalen de los valores
nominales, un porcentaje elevado o un desfasaje predominante
son los indicios de alguna anormalidad que merece ser estudiada
y que posiblemente depare en una mejora sustancial del mantenimiento.
Un
gráfico circular que indique los porcentajes de los tipos
de Ordenes de Trabajo (programadas, correctivas, emergencias,
etc) muestra un panorama claro del desempeño del mantenimiento
que con algo de inquietud permitirá encontrar métodos para
mejorar (figura 1)
Figura
1
Un
histograma que marque el desfasaje existente entre la fecha
programada de una OT y la fecha real de ejecución ayuda a
identificar puntos factibles de mejora en la planificación
y contemplar situaciones que demoran la ejecución de las actividades
programadas (Figura 2).
Figura
2
Un
análisis estadístico de los tiempos reales usados en una misma
tarea que se ha ejecutado en repetidas oportunidades, permite
detectar, entre otras cosas, la falta de herramientas adecuadas,
la necesidad de procedimientos adecuados e inclusive la necesidad
de capacitación del personal (figura 3).
Figura
3
Conclusión
Como
resumen de lo presentado en este artículo, queremos resaltar
que en la actualidad el manejo de la información jerarquiza
la función del responsable de mantenimiento y ha generado
la necesidad un nuevo puesto de trabajo, es el relacionado
con el administrador de la información, generador de reportes
e indicadores para el soporte gerencial y técnico de mantenimiento.
Si
al seleccionar un sistema de mantenimiento opta por que solo
cubra sus necesidades actuales de mantenimiento, es posible
que esté condenando el futuro del desarrollo del mantenimiento
en su compañía y el suyo propio.
Claudio Héctor
Christensen:
es ingeniero mecánico con 28 años de experiencia en Mantenimiento
y su planificación. Cuenta con una importante experiencia en
la implementación de Sistemas Computarizados de Gerenciamiento
de Mantenimiento, (Máximo) en empresas multinacionales. Actualmente
es Socio Gerente de SIM, Servicios en Ingeniería de Mantenimiento,
empresa especializada en el soporte al Gerenciamiento de Mantenimiento
con un alto desarrollo de la administración de la información.
Dario
Maruzzi: es
Ing. Mecánico con 20 años de experiencia en el área de Mantenimiento,
con una importante trayectoria en la administración de materiales,
ha realizado implementaciones de Máximo en empresas multinacionales.
También es socio gerente de SIM.
