Gerencia de proyectos. Como controlar la influencia del alcance de un proyecto

 Fuente: Google & Coursera

Estrategias para controlar la fluencia del alcance

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En esta lección, hemos hablado de la importancia de definir y documentar el alcance de un proyecto y de cómo identificar los factores de desviación del alcance que pueden afectar a la consecución del objetivo de un proyecto. En esta lectura, nos centraremos en cómo controlar la expansión del alcance.

Mejores prácticas de gestión del alcance

El alcance de un proyecto puede descontrolarse rápidamente, tanto que es posible que ni siquiera nos demos cuenta. Corrupción del alcance es cuando el trabajo de un proyecto empieza a crecer más allá de lo acordado originalmente durante la fase de inicio. Corrupción del alcance puede estresarle a usted, a su equipo y a su organización, y puede poner en peligro su proyecto. Los efectos de la ampliación del alcance pueden obstaculizar todos los aspectos del proyecto, desde el calendario al presupuesto, pasando por los recursos y, en última instancia, su éxito global.

He aquí algunas de las mejores prácticas para la Gestión del alcance y el control de la Corrupción del alcance:

• Define los requisitos del proyecto. Comuníquese con las partes interesadas o los clientes para saber qué quieren exactamente del proyecto y documéntelos en la fase inicial.

• Establezca un calendario claro para el proyecto. La gestión del tiempo y las tareas es esencial para ceñirse al alcance del proyecto. El calendario debe describir todos los requisitos del proyecto y las tareas necesarias para cumplirlos.

• Determina qué está fuera del alcance. Asegúrese de que las partes interesadas, los clientes y el equipo del proyecto entienden cuándo los cambios propuestos están fuera del alcance. Llegue a un acuerdo claro sobre las posibles repercusiones en el proyecto y documéntelo.

• Ofrezca alternativas. Sugiera soluciones alternativas a su cliente o parte interesada. También puede ayudarles a considerar cómo los cambios propuestos pueden crear riesgos adicionales. Realice un Análisis costo-beneficio, si es necesario.

• Establezca un proceso de control de cambios. A lo largo del proyecto, algunos cambios son inevitables. Determine cómo se definirá, revisará y aprobará (o rechazará) cada cambio antes de incorporarlo al plan del proyecto. Asegúrese de que el equipo del proyecto conoce este proceso.

• Aprenda a decir que no. A veces tendrá que decir que no a cambios propuestos. Decir que no a una parte interesada clave o a un cliente puede resultar incómodo, pero puede ser necesario para proteger el alcance del proyecto y su calidad general. Si le piden que asuma tareas adicionales, explique cómo interferirán con el presupuesto, el calendario y/o los recursos definidos en los requisitos iniciales del proyecto.

• Reúna los costes de los trabajos fuera de alcance. Si es necesario realizar trabajos fuera del alcance del proyecto, asegúrese de documentar en todos los costes incurridos. Esto incluye los costes del trabajo indirectamente afectado por el aumento del alcance. Asegúrese de indicar a qué se deben los gastos.

Puntos clave

Sólo se puede evitar la Corrupción del alcance si todos los participantes en el proyecto comprenden y están de acuerdo con las responsabilidades, los límites y los plazos. Para evitarlo, también es necesaria una comunicación clara, la gestión de expectativas y un camino bien definido hacia el resultado deseado. Seguir las estrategias aquí expuestas puede ayudarle a gestionar de forma proactiva el desvío del alcance antes de que se cuele en su proyecto.