Gerencia de proyectos. Ámbito de aplicación

 Fuente: Google & Coursera

Recopilación de información para definir el ámbito de aplicación

Estado: Traducido automáticamente del Inglés

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En esta lección, aprenderá a definir el estado del alcance del proyecto y a diferenciar los factores dentro del alcance, fuera del alcance y la Corrupción del alcance que afectan a la consecución del objetivo del proyecto. Vamos a centrarnos aquí en cómo identificar los elementos vitales del alcance de un proyecto y a examinar las preguntas adecuadas para definirlo.

Preguntas para definir el alcance

Imagina que, mientras trabajas en un grupo de gestión de un restaurante, tu jefe te llama y te pide que "actualices el espacio del comedor", y luego cuelga rápidamente el teléfono sin dar más instrucciones. En este primer contacto con el jefe, te falta mucha información. ¿Cómo sabes siquiera qué preguntar?

Recapitulemos rápidamente el concepto de alcance. El alcance establece los límites del proyecto. Se define para ayudar a identificar los recursos necesarios, los costes de los recursos y el calendario del proyecto.

En la situación que acabamos de describir, he aquí algunas preguntas que podría hacer a su jefe para obtener la información que necesita para definir el alcance del proyecto:

Partes interesadas

• ¿Cómo se tomó la decisión de renovar el comedor?

• ¿La petición partió del propietario del restaurante, de los clientes o de otras partes interesadas?

• ¿Quién aprobará el alcance del proyecto?

Objetivos

• ¿Cuál es el motivo para actualizar el comedor?

• ¿Qué es lo que no funciona en el comedor actual?

• ¿Cuál es el objetivo final del proyecto?

Resultados

• ¿Qué comedor se va a actualizar?

• ¿Qué hay que actualizar exactamente?

• ¿Necesita el comedor una remodelación?

Recursos

• ¿Qué materiales, equipos y personas se necesitarán?

• ¿Tendremos que contratar a contratistas?

• ¿Necesitaremos un plano y permisos de construcción?

Presupuesto

• ¿Cuál es el presupuesto de este proyecto? ¿Es fijo o flexible?

Calendario

• ¿De cuánto tiempo disponemos para realizar el proyecto?

• ¿Cuándo hay que terminar el proyecto?

Flexibilidad

• ¿Cuál es el grado de flexibilidad?

• ¿Qué es más prioritario: cumplir el plazo, ajustarse al presupuesto o asegurarse de que el resultado cumple todos los objetivos de calidad?

Lo más importante

Dedicar tiempo a hacer preguntas y asegurarse de comprender el alcance del proyecto ayudará a reducir gastos, repeticiones, frustración y confusión. Asegúrate de que entiendes quién, qué, cuándo, dónde, por qué y cómo se aplica al alcance. Si le falta alguna de esas informaciones, centre sus preguntas en esos elementos. La fase de iniciación del proyecto sienta las bases del mismo, por lo que es esencial asegurarse de comprender el alcance y las expectativas durante esta etapa.