Fuente: Google & Coursera
Cómo influyen los gestores de proyectos en las organizaciones
Ha aprendido que los gestores de proyectos pueden establecer prioridades, delegar y comunicar eficazmente para aportar valor a sus proyectos. Esta lectura se centrará en las principales formas en que los gestores de proyectos pueden añadir valor a los proyectos y repercutir en las organizaciones, entre las que se incluyen:
Centrarse en el cliente
Construir un gran Equipo
Fomentar las relaciones y la Comunicación
Gestionar el proyecto
Derribar obstáculos
Los clientes son siempre un elemento clave para el éxito en cualquier negocio. En el Campo de la Gestión de proyectos no hay ninguna Excepción. En la gestión de proyectos, la palabra "cliente" se refiere a una persona u organización que define los requisitos del proyecto y establece directrices importantes, como el presupuesto y los plazos. En los proyectos, los clientes pueden ser internos o externos. Clientes internos son las partes interesadas dentro de su organización, como la dirección, los miembros del Equipo del proyecto, los gestores de recursos y otros departamentos de la organización. Los clientes externos son clientes ajenos a su organización, como clientes, contratistas, proveedores y consumidores.
Para entregar con éxito un proyecto, éste tiene que cumplir los Estándares del cliente. Para cumplir los Estándares del cliente, tiene que asegurarse de que entiende claramente sus expectativas. El cliente está en el centro del éxito de un proyecto. Los gestores de proyectos pueden añadir mucho valor al proyecto estableciendo relaciones con los clientes y dedicando tiempo a asegurarse de que el cliente es escuchado y está satisfecho con el resultado.
Hacer preguntas al cliente
Analicemos cómo puede centrarse en el cliente en un proyecto. En primer lugar, siéntese con el cliente y pregúntele qué problema está intentando resolver. Puede preguntarles si tienen una visión específica del resultado final que les gustaría obtener. A veces, los clientes se apoyarán en los gestores de proyectos para encontrar la solución a su problema. Su trabajo consiste en hacer preguntas como las siguientes:
¿Cuál es el problema que quiere que le ayudemos a resolver? Ejemplo de respuesta: El cliente quiere ayuda para desarrollar un nuevo proceso que permitiría a su empresa ser más eficiente.
¿Cómo está afectando el problema a su organización? Ejemplo de respuesta: El cliente afirma que está perdiendo clientes debido a la ineficacia de sus procesos actuales, ya que a veces los clientes reciben sus pedidos con retraso.
¿Qué le ha impulsado a pedir ayuda ahora? Ejemplo de respuesta: El cliente afirma que pueden perder la financiación del departamento si no mejoran la eficiencia.
¿Qué espera del resultado de este proyecto? Ejemplo de respuesta: El cliente afirma que su objetivo final es aumentar la velocidad a la que surten los pedidos sin sacrificar la calidad.
Tomarse el tiempo necesario para profundizar un poco más en el "por qué" del proyecto puede ayudar a un Gerente de proyectos a apoyar y comprender mejor al cliente. Cuanto más entienda los objetivos del cliente, más posibilidades tendrá de producir lo que éste busca.
El Equipo es el mayor recurso de un Proyecto. Un Gerente de proyectos con éxito lo sabe y se toma el tiempo necesario para comprender las motivaciones, los puntos fuertes y los puntos débiles de cada persona. Los gerentes de proyectos añaden valor al proyecto identificando al Equipo adecuado para el proyecto y permitiendo que el equipo tenga éxito y tome decisiones.
Cuando se trabaja para formar un gran equipo, hay que tener en cuenta las aptitudes necesarias para el proyecto, así como los recursos disponibles. Comprender los Requisitos del cliente ayuda a dar forma a las habilidades necesarias para su equipo. Si está trabajando en un proyecto que requiere personas con conocimientos médicos y contrata a personas que no tienen formación médica, por mucho que trabaje ese equipo, no tendrán el conjunto de habilidades adecuado para completar el proyecto. Como Gerente de proyectos, debe contratar a personas con las aptitudes adecuadas y asegurarse de que el equipo sabe que se valora, confía y aprecia a cada individuo. Puede demostrar lo que siente por el valor del Equipo permitiéndoles opinar y hacer preguntas, y atendiendo sus necesidades lo antes posible.
Mantener la satisfacción del cliente y crear un gran equipo son dos formas en que usted, como Gerente de proyectos, puede añadir valor a un proyecto. Ambas habilidades se construyen sobre los cimientos de las relaciones y la comunicación. Los gestores de proyectos que más valor añaden son los que se toman el tiempo necesario para establecer relaciones, comunicarse y tratar a los demás con consideración y respeto.
Los gestores de proyectos pueden marcar la pauta de un proyecto y establecer relaciones dentro de sus equipos y con las partes interesadas. Dedicar tiempo a comprobar a diario cómo se encuentra su equipo y preguntarle si hay algo en lo que necesite ayuda puede contribuir en gran medida a que se sienta valorado y escuchado.
Cuando crea equipos, generalmente se asignan a cada persona tareas específicas del proyecto. Una vez realizada cada tarea, la persona responsable de la misma traspasa esa parte del proyecto a la siguiente persona. Los Miembros del equipo no siempre ven el panorama completo y cómo repercuten en los demás en un proyecto. Un Gerente de proyectos con éxito ve los impactos de cada proceso dentro del proyecto y comunica esos impactos al equipo. Así se asegura de que todos los que trabajan en el proyecto comprenden el objetivo de su tarea, así como el objetivo general del producto acabado. Por ejemplo, si un diseñador gráfico que trabaja en los materiales de marketing de su proyecto no comprende el objetivo general del cliente de atraer a los educadores, es posible que no pueda captar plenamente la visión de la campaña. Ayudar a este miembro del equipo a comprender el panorama general le permite adaptar sus tareas a las necesidades del objetivo final del proyecto.
Gestionar un proyecto puede ser una tarea ajetreada, pero si se toma el tiempo necesario para establecer relaciones y mantener abiertas las líneas de comunicación, aumentará las posibilidades de éxito del proyecto, así como la satisfacción del cliente y de los miembros de su Equipo.
A veces, cuando uno pregunta por qué se hace algo de determinada manera, la respuesta que obtiene es: "Porque siempre lo hemos hecho así". Un Gerente de proyectos añade valor a un proyecto cuando derriba barreras, permite a su equipo innovar nuevas formas de hacer las cosas y les da poder para compartir ideas. Como Gerente de proyectos, tiene que ser un modelo de ingenio y colaboración, y animar a su equipo a hacer lo mismo.
¿Cómo puede derribar obstáculos en un proyecto? Puede proporcionar apoyo a su equipo cuando intente nuevos enfoques para encontrar soluciones, y puede abogar por recursos adicionales para su equipo. Si su equipo tiene dificultades para obtener una respuesta de otra organización, usted mismo puede ponerse en contacto con ella para mantener al equipo en el buen camino y dentro de los plazos previstos.
Conclusión clave
Ahora ha aprendido algunas de las formas en que los gestores de proyectos pueden añadir valor a los proyectos y repercutir en las organizaciones. Centrándose en el cliente, formando un gran equipo de proyecto, fomentando las relaciones y la comunicación, gestionando el proyecto y derribando barreras, podrá superar obstáculos y encontrar soluciones para tener éxito.
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