Que es Planner y para que sirve?

Fuente: Gemini IA. 

Si Microsoft Project es un avión de carga masivo y complejo, MS Planner es un vehículo eléctrico ágil, moderno y diseñado para la ciudad.

En pocas palabras, Microsoft Planner es una herramienta de gestión de tareas visual y colaborativa diseñada para equipos. Es la respuesta de Microsoft a aplicaciones como Trello o Monday.com.

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📋 ¿Para qué sirve exactamente?

Planner está pensado para organizar el trabajo de un equipo de forma intuitiva, sin necesidad de ser un experto en gestión de proyectos. Sus funciones principales son:

• Organización Visual (Tableros Kanban): Utiliza "Depósitos" (buckets) para categorizar tareas y "Tareas" (cards) que puedes arrastrar y soltar de una columna a otra.

• Gestión de Tareas: En cada tarjeta puedes añadir fechas de vencimiento, archivos adjuntos, listas de control (checklists), etiquetas de colores y comentarios.

• Colaboración en Tiempo Real: Permite asignar responsables a cada tarea. Cuando alguien te asigna algo o el plazo está por vencer, recibes una notificación.

• Seguimiento Visual: Incluye una vista de Gráficos que te muestra automáticamente cuántas tareas están retrasadas, en curso o completadas, sin que tengas que configurar nada.

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🤝 El "arma secreta": Su integración

Lo que hace que Planner destaque (especialmente en este 2026 donde todo está conectado) es cómo se habla con el resto de Microsoft 365:

1. Microsoft Teams: Puedes añadir un tablero de Planner como una pestaña dentro de un canal de Teams. Todo el equipo trabaja ahí mismo sin salir de la app.

2. Outlook: Las tareas con fecha aparecen en tu calendario de Outlook.

3. To Do: Tus tareas individuales de Planner aparecen en tu lista personal de "To Do", para que no se te escape nada.

4. SharePoint: Los archivos que subes a una tarea de Planner se guardan automáticamente en el sitio de SharePoint del equipo.

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⚖️ Planner vs. Project: ¿Cuál elegir?

Característica	Microsoft Planner	Microsoft Project
Dificultad	Muy fácil (se aprende en 10 min).	Alta (requiere entrenamiento).
Metodología	Ágil / Kanban / Listas.	Cascada / Ruta Crítica / Gantt complejo.
Ideal para...	Marketing, eventos, procesos operativos.	Construcción, ingeniería, proyectos de años.
Dependencias	Básicas o inexistentes.	Extremadamente detalladas.

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🚀 La evolución a "El Nuevo Planner"

Para este 2026, debes saber que Microsoft ha unificado To Do, Planner y Project for the Web en una sola experiencia dentro de Teams llamada simplemente Planner. Esto significa que puedes empezar con algo simple (listas) y, si el proyecto crece, activar funciones avanzadas de Project sin cambiar de aplicación.

En resumen: Sirve para que tu equipo sepa quién está haciendo qué y para cuándo, sin romperse la cabeza con diagramas complejos.

¿Te gustaría que te guíe paso a paso para crear tu primer tablero en Planner o prefieres que veamos cómo integrarlo con Microsoft Teams?