Fuente: https://www.projectmanager.com/blog/cost-benefit-analysis-for-projects-a-step-by-step-guide
Análisis costo-beneficio: una guía rápida con ejemplos y plantillas
A la hora de gestionar un proyecto se requieren muchas decisiones clave. Los gerentes de proyectos se esfuerzan por controlar los costos y al mismo tiempo obtener el mayor retorno de la inversión y otros beneficios para su negocio u organización. Un análisis costo-beneficio (ACB) es justo lo que necesitan para ayudarlos a lograrlo. Antes de explicar cómo hacer un análisis costo-beneficio, definamos brevemente de qué se trata.
¿Qué es un análisis costo-beneficio?
Un análisis costo-beneficio (ACB) es un proceso que se utiliza para estimar los costos y beneficios de proyectos o inversiones para determinar su rentabilidad para una organización. Un CBA es un método versátil que se utiliza a menudo para la administración de empresas gestión de proyectos y decisiones de políticas públicas. Un CBA eficaz evalúa los siguientes costos y beneficios:
Costos
- Costos directos
- Costos indirectos
- Costos intangibles
- Costos de oportunidad
- Costos de los riesgos potenciales
Beneficios
- Directo
- Indirecto
- Beneficios totales
- Beneficios netos
Estos costos del proyecto y luego a los beneficios se les asigna un valor monetario y se utilizan para determinar la relación costo-beneficio. Sin embargo, un análisis costo-beneficio también podría implicar otros cálculos como el retorno de la inversión (ROI), la tasa interna de retorno (TIR), el valor actual neto (VAN) y el período de recuperación (PBP).
Plantilla de análisis costo-beneficio
Utilice esta plantilla de Excel para poner en práctica lo aprendido. Esto plantilla gratuita de análisis coste-beneficio le ayuda a identificar costos y beneficios cuantitativos, así como costos y beneficios cualitativos, para que pueda apreciar el impacto total de su proyecto. Descarga el tuyo hoy.
El propósito del análisis costo-beneficio
El propósito del análisis costo-beneficio es tener un enfoque sistémico para determinar las ventajas y desventajas de diversas propuestas comerciales o de proyectos. El análisis costo-beneficio le brinda opciones y ofrece lo mejor presupuestación de proyectos enfoque para lograr su objetivo ahorrando costos de inversión.
Cuándo realizar un análisis costo-beneficio
El análisis costo-beneficio es un Gestión de costes del proyecto técnica que ayuda a los tomadores de decisiones a elegir las mejores oportunidades de inversión en diferentes escenarios. Estas son algunas de las aplicaciones más comunes para un análisis costo-beneficio en la gestión de proyectos.
Análisis costo-beneficio y plan de gestión de costos
Un proyecto plan de gestión de costes es un documento importante que describe cómo se estimarán, presupuestarán, rastrearán y controlarán los costos a lo largo del ciclo de vida de un proyecto, explicando en detalle las herramientas, técnicas, procedimientos y documentación relacionada para que el equipo del proyecto y las partes interesadas estén en la misma página.
Análisis costo-beneficio y estudios de viabilidad
A estudio de viabilidad determina si un proyecto o iniciativa empresarial es factible determinando si cumple con criterios técnicos, económicos, legales y de mercado.
Análisis de costo-beneficio y documentos de requisitos comerciales
Se debe incluir un análisis costo-beneficio en un documento de requisitos comerciales, un documento que explica lo que implica un proyecto y lo que requiere para su finalización exitosa.
Análisis costo-beneficio y proyectos gubernamentales
Los proyectos gubernamentales también requieren realizar un análisis de costo-beneficio. Sin embargo, en este tipo de proyectos, los tomadores de decisiones no sólo deben centrarse en las ganancias financieras, sino más bien pensar en el impacto que los proyectos tienen en las comunidades y en el exterior partes interesadas que podrían beneficiarse de ellos.
Realizar un seguimiento de los costos del proyecto es más fácil con el software de gestión de proyectos. Por ejemplo, Administrador de proyectos tiene una vista de hoja, que es exactamente como la de un Gantt pero sin una línea de tiempo visual. Puede cambiar de la vista de Gantt a la vista de hoja cuando solo desea ver sus costos en una hoja de cálculo. Puede agregar tantas columnas como desee y filtrar la hoja para capturar solo los datos relevantes. Realizar un seguimiento de sus costos y beneficios es lo que hace que un proyecto sea exitoso. Comience gratis hoy.
Cómo hacer un análisis costo-beneficio
Según el Economista, CBA existe desde hace mucho tiempo. En 1772, Benjamin Franklin escribió sobre su uso. Pero el concepto de CBA tal como lo conocemos se remonta a Jules Dupuit, un ingeniero francés, quien describió el proceso en un artículo en 1848.
Desde entonces, el proceso de análisis coste-beneficio ha evolucionado enormemente. Repasemos esta lista de verificación para aprender cómo hacer un análisis costo-beneficio básico utilizando la relación costo-beneficio y las fórmulas de valor presente:
1. ¿Cuáles son las metas y objetivos del proyecto?
Crea un caso de negocio para su proyecto y indique sus metas y objetivos.
2. Revisar datos históricos
Antes de que puedas saber si un propuesta de proyecto Puede ser valioso, debes compararlo con proyectos anteriores similares para ver cuál es el mejor camino a seguir. Verifique sus métricas de éxito, como el retorno de la inversión, la tasa interna de retorno, el período de recuperación y la relación costo-beneficio.
3. ¿Quiénes son las partes interesadas?
Enumere todas las partes interesadas en el proyecto. Ellos son los afectados por los costos y beneficios. Describe cuáles de ellos son tomadores de decisiones.
4. ¿Cuáles son los costos y beneficios del proyecto?
Calcule el valor futuro de los costos y beneficios de su proyecto y piense en todos los beneficios no financieros que podría traer una propuesta de proyecto. Existe una variedad de herramientas y técnicas de estimación de costos que se pueden utilizar, como por ejemplo estructura de desglose de costos, software de estimación paramétrica o de estimación de costos.
Una vez que se estiman con precisión los costos del proyecto, a línea base de costos se puede definir cuál es el costo planificado del proyecto sobre el cual se crea el presupuesto del proyecto.
El proceso se puede mejorar enormemente con software de gestión de proyectos. ProjectManager tiene informes con un solo clic eso le permite crear ocho informes de proyectos diferentes. Obtenga datos sobre el estado del proyecto, la variación y más. Los informes se pueden compartir fácilmente en formato PDF o imprimir para las partes interesadas. Filtre cualquier informe para mostrar solo los datos que necesita en ese momento.
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5. Definir un marco temporal del proyecto
Revise los costos y beneficios del proyecto, asígneles un valor monetario y mapéelos durante un período de tiempo relevante. Es importante entender que la fórmula de relación costo-beneficio tiene en cuenta el número de períodos en los que se espera que el proyecto genere beneficios.
6. ¿Cuál es la tasa de rendimiento?
Como se explicó anteriormente, la tasa de retorno se utiliza para calcular los valores actuales de los costos y beneficios de su proyecto, que son necesarios para encontrar la relación costo-beneficio.
¿Cuál es la relación costo-beneficio?
La relación costo-beneficio, o relación costo-beneficio, es la relación matemática entre los costos y los beneficios financieros de un proyecto. La relación costo-beneficio compara el valor actual del costos estimados y beneficios de un proyecto o inversión.
Fórmula de relación costo-beneficio
Esta es una versión simplificada de la fórmula de relación costo-beneficio.
Relación costo-beneficio = Suma de los beneficios del valor presente / Suma de los costos del valor presente
Así es como debes interpretar el resultado de la fórmula de relación costo-beneficio.
- Si el resultado es menor que 1: La relación costo-beneficio es negativa, por lo tanto el proyecto no es una buena inversión ya que sus costos esperados exceden los beneficios.
- Si el resultado es mayor que 1: La relación costo-beneficio es positiva, lo que significa que el proyecto generará beneficios financieros para la organización y es una buena inversión. Cuanto mayor sea el número, más beneficios generará.
Fórmula del valor actual
El valor presente de los beneficios y costos de un proyecto se calcula con la fórmula del valor presente (PV).
PV = FV/(1+r)^n
- FV: Valor futuro
- r= Tasa de rendimiento
- n= Número de períodos
Aplicaremos estas fórmulas en el ejemplo de análisis costo-beneficio a continuación. Nuestro gratis plantilla de análisis costo-beneficio Puede ayudarle a recopilar la información que necesita para el análisis de la relación costo-beneficio.
Ejemplo de análisis costo-beneficio
Ahora pongamos en práctica las fórmulas revisadas anteriormente. Para nuestro ejemplo de análisis coste-beneficio, pensaremos en un proyecto de construcción residencial, la renovación de un complejo de apartamentos. Después de usar métodos de estimación de costos de proyectos y evaluando datos de proyectos anteriores, la empresa gestora de apartamentos concluye que:
- El costo del proyecto es de $65.000. Se pagan por adelantado, por lo que no es necesario calcular su valor actual
- Se espera que el proyecto genere $100.000 en ganancias durante los próximos 3 años
- La tasa de rendimiento basada en datos de inflación es del 2%
A continuación, necesitaremos calcular el valor presente de los beneficios que se espera obtener en el futuro utilizando la fórmula del valor presente:
PV= ($100.000 / (1 + 0,02)^1) + ($100.000 / (1 + 0,02)^2) + ($100.000 / (1 + 0,02)^3)=$288.000
Ahora necesitamos utilizar este valor de costo para encontrar la relación costo-beneficio. Así es como se calcularía en este caso:
Relación costo-beneficio: 288.000/65.000= 4,43
Dado que obtuvimos una relación costo-beneficio positiva, podemos concluir que el proyecto será rentable para esta empresa. Este resultado implica que el proyecto generará alrededor de $4,43 dólares por cada $1 gastado cubrir gastos.
Este es un análisis costo-beneficio simple que se basa en la relación costo-beneficio para establecer la rentabilidad de este proyecto. En otros escenarios, es posible que también necesite calcular el retorno de la inversión (ROI), la tasa interna de retorno (TIR), el valor actual neto (VAN) y el período de recuperación (PBP). Además, es recomendable realizar un análisis de sensibilidad para evaluar diferentes escenarios y cómo estos afectan su análisis costo-beneficio. Además, es importante señalar que el análisis costo-beneficio es simplemente un pronóstico y técnicas de control de costos debe implementarse para garantizar que las cifras del análisis costo-beneficio sean válidas durante la fase de ejecución del proyecto.
Capture todos los costos y beneficios con el software de gestión de proyectos. Pero a diferencia de muchas aplicaciones con listas de tareas inferiores, Administrador de proyectos tiene una vista de lista que es dinámica. Agrega prioridad y etiquetas personalizadas que puedes asignar a los miembros del equipo para que sean dueños de cada elemento. Nuestra herramienta en línea rastrea automáticamente el porcentaje completo de cada artículo en tiempo real. Todos los datos que recopila en nuestra vista de lista son visibles en toda la herramienta. Independientemente de la vista, todos se actualizan en vivo y están listos para que los utilices.
¿Qué tan preciso es el análisis costo-beneficio?
¿Qué tan preciso es el CBA? La respuesta corta es que es tan preciso como los datos que pones en el proceso. Cuanto más precisas sean sus estimaciones, más precisos serán sus resultados.
Algunas imprecisiones son causadas por lo siguiente:
- Confiar demasiado en datos recopilados de proyectos anteriores, especialmente cuando esos proyectos difieren en función, tamaño, etc., del proyecto en el que estás trabajando
- Utilizar impresiones subjetivas al realizar tu evaluación
- Utilizar incorrectamente heurísticas (resolución de problemas empleando un método práctico que no está garantizado) para obtener el costo de los intangibles
- No tener en cuenta los riesgos potenciales que podrían causar sobrecosto
- Sesgo de confirmación o solo uso de datos que respalden lo que desea encontrar
Limitaciones del análisis costo-beneficio
El análisis costo-beneficio es más adecuado para proyectos pequeños y medianos o planes de trabajo que no tardan mucho en completarse. En estos casos, el análisis puede ayudar a los tomadores de decisiones a optimizar la relación costo-beneficio de sus proyectos.
Sin embargo, los grandes proyectos que duran mucho tiempo pueden resultar problemáticos en términos de análisis coste-beneficio. Hay factores externos, como la inflación, las tasas de interés, etc., que inciden en la precisión del análisis. En esos casos, calcular el valor actual neto, el valor temporal del dinero, las tasas de descuento y otras métricas puede resultar complicado para la mayoría gerentes de proyectos.
Existen otros métodos que complementan el ACB en la evaluación de proyectos más grandes, como el VPN y la TIR. En general, sin embargo, el uso de CBA es un paso crucial para determinar si vale la pena llevar adelante algún proyecto, pero no garantiza que no habrá problemas como variación de costos o sobrecosto.
Plantillas que le ayudarán con su análisis de costo-beneficio
Mientras trabaja para calcular el análisis costo-beneficio de su proyecto, puede obtener ayuda de algunos de los plantillas gratuitas de gestión de proyectos Ofrecemos en nuestro sitio. Contamos con docenas de plantillas gratuitas que ayudan en cada fase del ciclo de vida del proyecto. Para el análisis costo-beneficio, utilice estos tres.
Plantilla de matriz RACI
Uno de los pasos al ejecutar un análisis costo-beneficio incluye identificar a las partes interesadas del proyecto. Es necesario enumerar a esas partes interesadas, pero nuestra plantilla de matriz RACI gratuita va un paso más allá al describir quién necesita saber qué. RACI es un acrónimo de responsable, responsable, consultado e informado. Al completar esta plantilla, organizará a su equipo y a las partes interesadas y mantendrá a todos en la misma página.
Plantilla de presupuesto del proyecto
No puedes hacer un análisis de costo-beneficio sin describir primero todos tus gastos. Ahí es donde entra en juego nuestra plantilla gratuita de presupuesto de proyectos. Te ayuda a capturar todos los gastos relacionado con su proyecto desde costos laborales, honorarios de consultores, precio de materias primas, licencias de software y viajes. Incluso hay espacio para capturar otras partidas, como cargos telefónicos, espacio de alquiler, equipo de oficina, administración y seguros. Un presupuesto exhaustivo permite realizar un análisis de costes más preciso.
Plantilla de registro de riesgos del proyecto
Tienes a tus partes interesadas identificadas y tu presupuesto delineado, pero siempre hay algo desconocido a considerar. No puedes dejar eso al azar: debes gestionar el riesgo, por eso nuestro proyecto gratuito registro de riesgos Es tan esencial. Úselo para describir los riesgos inherentes del proyecto. Hay lugares donde enumerar la descripción del riesgo, su impacto, el nivel de riesgo y quién es responsable del mismo. Manteniendo un registro de riesgos, podrás controlar las variables del proyecto y realizar un mejor análisis costo-beneficio.
Haga que cualquier proyecto sea rentable con ProjectManager
No importa cuán grande pueda ser su retorno de la inversión en el papel, gran parte de ese valor puede evaporarse con una mala ejecución de su proyecto. Administrador de proyectos es un software de gestión de proyectos galardonado con las herramientas que necesita para aprovechar el potencial de su proyecto. Primero, necesitas un plan hermético.
Planificación de diagramas de Gantt
Nuestro gráficos de Gantt en línea tener funciones para planificar sus proyectos y organizar sus tareas, de modo que conduzcan a un resultado final exitoso. Si las cosas cambian, y lo harán, el Gantt es fácil de editar, por lo que puedes cambiar rápidamente.
Herramientas de gestión de recursos
Otro obstáculo que puede obstaculizar un proyecto son sus recursos. ProjectManager tiene herramientas de gestión de recursos que rastrean sus materiales, suministros y su recurso más valioso: el equipo del proyecto. Si están sobrecargados de trabajo, la moral se erosiona y la producción se ve afectada.
La página de carga de trabajo en ProjectManager está codificada por colores para mostrar quién está trabajando en qué y le brinda las herramientas para reasignar para mantener la carga de trabajo equilibrada y el equipo productivo.
Seguimiento de costos en tiempo real
La forma más segura de acabar con cualquier proyecto es que pierda dinero. ProjectManager te permite establecer un presupuesto para tu proyecto desde el principio. Esta cifra se refleja luego en los informes y en los cuadros y gráficos de la panel de control en tiempo real, por lo que siempre eres consciente de cómo los costos afectan tu proyecto. ProjectManager tiene las funciones que necesita para llevar su proyecto a la rentabilidad.
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El análisis de costos y beneficios es un proceso basado en datos y requiere un software de gestión de proyectos lo suficientemente sólido como para digerir y distribuir la información. ProjectManager es software de gestión de proyectos en línea con herramientas, como un panel de control en tiempo real, que pueden recopilar, filtrar y compartir sus resultados en gráficos y cuadros fáciles de entender. Pruébalo hoy con esto prueba gratuita de 30 días.
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