Gerencia de proyectos. Competencias clave.

 Fuente: Google & Coursera

Competencias clave: Flexibilidad y manejo de la ambigüedad

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En el vídeo anterior hablábamos de las cuatro competencias clave de un Gerente de proyectos: capacidad de decisión, comunicación y escalado, gran capacidad de organización y flexibilidad. Con el tiempo y la práctica, dominarás estas habilidades que te ayudarán a tener éxito en un puesto de gestión de proyectos. En esta lectura, profundizaremos en por qué la flexibilidad es esencial para una gestión de proyectos eficaz y cómo puede ayudar a su equipo a hacer frente a la ambigüedad.

En primer lugar, repasemos las demás competencias de gestión de proyectos que hemos aprendido hasta ahora.

Facilitar la toma de decisiones

Puede ayudar a que los miembros del equipo se sientan capacitados desde el principio del proyecto haciendo que el proceso de toma de decisiones sea colaborativo. Por ejemplo, establezca los objetivos de las entregas específicas y solicite la opinión de su equipo sobre cómo alcanzar esos objetivos. Puede que usted tenga una idea de cómo le gustaría que se realizaran determinadas tareas, pero los miembros de su equipo pueden tener enfoques más creativos o eficaces. Permitir que su equipo exprese sus opiniones y tome sus propias decisiones le permite centrarse en las tareas de gestión generales y priorizarlas por orden de importancia. Además, cuando permite que los miembros del equipo tengan voz en las decisiones, ayuda a fomentar un entorno de responsabilidad, rendición de cuentas y cercanía al equipo.

Comunicar y escalar

La Gestión de proyectos requiere comunicar con claridad los objetivos y expectativas del proyecto, las funciones y responsabilidades de los miembros del equipo y una retroalimentación constructiva. Saber cómo comunicar eficazmente y cuándo plantear los problemas a la dirección es fundamental para que usted, su equipo y su organización se mantengan en la senda del éxito. Cuando sea necesario elevar el problema a un nivel superior, intente plantear a la dirección tanto el problema como la posible solución o las sugerencias. Así demostrará que toma la iniciativa como Gerente de proyectos.

Gran capacidad de organización

Si demuestra que es importante para usted, como líder, mantenerse organizado mediante un seguimiento y unas comunicaciones eficaces, su equipo hará lo mismo. Una forma de hacerlo es utilizar la gran cantidad de herramientas organizativas disponibles, como:

• Software de planificación y programación (plantillas, flujos de trabajo, calendarios)

• Herramientas de colaboración (correo electrónico, software de colaboración, cuadros de mando)

• Documentación (archivos, planes, hojas de cálculo)

• Herramientas de Garantía de calidad (evaluaciones, seguimiento de la productividad, informes)

Puede que necesites experimentar con distintos enfoques organizativos para determinar qué funciona mejor para ti y tu equipo.

Flexibilidad

Todos los gestores de proyectos necesitan la capacidad de adaptarse y superar cambios y retos. Exploremos más a fondo por qué la flexibilidad es una habilidad tan crítica en la gestión de proyectos y analicemos cómo puede ayudar a preparar a su equipo para el cambio, mitigar los riesgos y manejar la ambigüedad.

Planificación flexible

El cambio es inevitable, y cuanto más flexible sea usted como Gerente de proyectos, más éxito tendrá a lo largo de su carrera. Estas estrategias de planificación flexible pueden ayudarle a gestionar su proyecto en momentos de imprevisibilidad:

• Evalúe las limitaciones externas. Cuando planifique su proyecto, tenga en cuenta los acontecimientos externos, como las fiestas nacionales y las vacaciones y bajas por enfermedad de los miembros del equipo. Dejar tiempo extra en el calendario para estos acontecimientos inevitables puede ayudar a minimizar el impacto en el proyecto.

• Planifique los riesgos y desafíos. Si tiene en cuenta los riesgos que pueden surgir, podrá encontrar soluciones por adelantado. Por ejemplo, ¿qué pasa si alguien de tu equipo se pone enfermo o decide abandonar? ¿Puede sustituirlo dentro de la empresa? Si no, ¿puede contratar a un contratista independiente? Elabore una lista de personas que puedan unirse a su equipo si uno de sus miembros deja de estar disponible. También puedes evaluar los riesgos consultando datos históricos. Revise sus proyectos anteriores y examine los retos a los que se enfrentó. A continuación, evalúe si podrían producirse retos similares en este proyecto y prepárese en consecuencia. Más adelante hablaremos en detalle de la gestión de riesgos.

• Calcule la "holgura" de su calendario. Float, o slack, se refiere a la cantidad de tiempo que puede esperar para comenzar una tarea antes de que afecte al calendario del proyecto y amenace el resultado del mismo. Identificar la holgura en el calendario puede ayudar a gestionar los recursos, programar y mantener el proyecto en marcha. Aprenderá más sobre el cálculo de la holgura en un curso posterior, cuando hablemos de la creación de una ruta crítica para las tareas del proyecto.

Manejo de la ambigüedad

La ambigüedad puede ser un gran reto en la gestión de proyectos. Los gerentes de proyectos a menudo se enfrentan a la ambigüedad en los objetivos, requisitos, calendarios, visión u otras áreas relacionadas con el proyecto. Su equipo confiará en usted para liderar en momentos de ambigüedad y cambio, y la flexibilidad es especialmente importante en estos casos. He aquí algunas formas de ayudar a su equipo a afrontar la ambigüedad:

• Mantenga la calma. En tiempos de incertidumbre, manejar la ambigüedad con gracia y aplomo ayudará a inspirar a los miembros de su equipo a hacer lo mismo.

• Exprese empatía. como Gerente de proyectos, es importante intentar comprender lo que piensa y siente su equipo, especialmente en momentos de ambigüedad. Haz saber a los miembros de tu equipo que te preocupas por los retos a los que se enfrentan y que estás ahí para apoyarles.

• Comunique lo que sabe con claridad. Defina los aspectos del proyecto que están confirmados y que no cambiarán. Esto ayuda a su equipo a hacerse una mejor idea de lo que puede esperar, independientemente de los aspectos del proyecto que aún se desconocen o cambian.

• Tome decisiones y cúmplalas. Trate de no cuestionar sus decisiones delante de su equipo, ya que esto puede aumentar la incertidumbre. Si necesita cambiar de rumbo, explique claramente a su equipo por qué ha decidido hacerlo.

• Confíe en la experiencia de su equipo. Aumente la claridad haciendo que todos los miembros de su equipo discutan lo que ya saben o creen que es cierto sobre los componentes de su proyecto, como lo que implican las tareas específicas o los recursos necesarios, basándose en sus áreas de experiencia. A continuación, discute lo que aún no sabes y haz una lluvia de ideas para recabar más información.

Lo más importante

Como Gerente de proyectos, tener la flexibilidad y la capacidad de manejar la ambigüedad en un entorno empresarial que cambia con rapidez es una ventaja. El dominio de estas competencias, junto con la capacidad para tomar decisiones, unas habilidades de comunicación eficaces y una gran capacidad de organización, le permitirán innovar y crecer como gestor de proyectos y líder.