Fuente: Google & Coursera
Mitos comunes sobre los gestores de proyectos
Hemos hablado de las aptitudes que necesitan los gestores de proyectos para tener éxito en su función. Ahora, vamos a desmentir algunos de los mitos más comunes sobre lo que se necesita para ser un Gerente de proyectos eficaz.
Mito: Hay que ser un experto en el Campo y tener muchos conocimientos técnicos sobre el proyecto.
Realidad: Que el Gerente de proyectos no tenga muchos conocimientos técnicos sobre un proyecto tiene sus beneficios. En lugar de quedar atrapado en los detalles técnicos cuando se comunica con la dirección y las partes interesadas, el gestor del proyecto puede examinar todas las diferentes piezas en las que trabaja el equipo multidisciplinar y evaluar cómo contribuye cada una de ellas al éxito del proyecto. Como Gerente de proyectos, usted incorpora a los miembros del Equipo adecuados -con sus diferentes áreas de especialización- y confía en que sean capaces de centrarse en los aspectos técnicos del proyecto. Su trabajo consiste en ocuparse de la Comunicación, la Documentación y la Organización necesarias para que el proyecto llegue con éxito a la línea de meta.
Escenario: Jamar acaba de conseguir su primer trabajo de gestión de proyectos en una empresa de construcción. Le han encargado la gestión de la construcción de una nueva escuela primaria en su ciudad. No se espera de él que sepa hacer todas las tareas técnicas, como ingeniería, construcción, fontanería y electricidad; él contrata a las personas adecuadas para el trabajo. Comunica las necesidades, los plazos y las expectativas del proyecto a los miembros de su Equipo y a las partes interesadas y ayuda a derribar cualquier obstáculo que impida terminar el proyecto a tiempo. Jamar ayuda a los ingenieros y a los trabajadores de la construcción a comunicarse entre sí para asegurarse de que todos están de acuerdo con los Requisitos. Se asegura de que los fontaneros y electricistas dispongan de los materiales necesarios.
En resumen: Los gerentes de proyectos contratan a los expertos y ayudan a unir todas las piezas del proyecto. Los Gerentes de proyectos no tienen por qué ser expertos en todos los campos.
Mito: Sólo las personas con mucha experiencia dentro de una organización pueden gestionar proyectos con éxito.
Realidad: Es un error común creer que cualquiera que tenga una experiencia significativa y éxito en una organización puede gestionar proyectos en ella. Para gestionar proyectos con éxito en cualquier organización, debe adquirir las habilidades, conocimientos, herramientas y técnicas necesarios y ser capaz de aplicarlos. No tiene por qué haber trabajado en funciones anteriores en esa organización. Al obtener esta certificación, estará aprendiendo y practicando cómo ser un Gerente de proyectos eficaz antes de ocupar un puesto.
Escenario: Sofía es supervisora en un gran centro de llamadas de atención al cliente. Ha sido reconocida por la dirección como una de las personas con mejor rendimiento. Para recompensarla, la dirección le ha ofrecido el papel de Gerente de proyectos para la implementación de un nuevo programa de software para centros de llamadas. Su trabajo consistirá en supervisar la instalación, Entrenamiento e Implementación del nuevo proceso. Sofía intenta gestionar el proyecto, pero no tiene ni idea de cómo crear un plan de proyecto, dirigir a los distintos miembros de su Equipo, identificar los riesgos o manejar cualquiera de las otras tareas importantes de la gestión de proyectos. Hace saber a su jefe que no tiene la formación adecuada para gestionar el proyecto pero que le gustaría adquirir esas aptitudes. El gerente de Sofía la inscribe en un curso de Entrenamiento en Gestión de proyectos para que tenga las habilidades necesarias para gestionar proyectos en el futuro.
Lo esencial: Para tener éxito como gestor de proyectos en cualquier organización -independientemente de si ha trabajado en ella anteriormente- es esencial dominar las habilidades, herramientas y técnicas de la gestión de proyectos.
Mito: Hay que conocer todos y cada uno de los detalles del proyecto en todo momento.
Realidad: Los detalles importan en la ejecución de un proyecto, pero como Gerente de proyectos, también debe centrarse en la visión de conjunto y en la estrategia del proyecto. ¿Cuál es el objetivo final? ¿Tienen usted y su equipo una dirección clara? Si todo el equipo comprende sus objetivos y tiene lo que necesita para tener éxito en sus tareas, podrá trabajar en los detalles individuales y dejarle a usted espacio para supervisar los objetivos generales del proyecto. Unas líneas de comunicación abiertas ayudarán a garantizar que los Miembros del equipo compartan con usted cualquier posible riesgo para el Presupuesto o el Cronograma.
Escenario: Yui es una Gerente de proyectos que trabaja para una empresa de confección. La empresa está desarrollando una nueva línea de ropa de dormir de invierno que se lanzará a finales de octubre. Yui se reúne con las partes interesadas clave para determinar sus objetivos y el calendario del proyecto. Recluta a empleados de los departamentos de merchandising, exportaciones, marketing, materiales, producción y Control de calidad para que formen parte del Equipo del proyecto. Yui se reúne con su Equipo al comienzo del proyecto para aclarar los objetivos de la línea de productos y se reúne con ellos regularmente para eliminar cualquier obstáculo y averiguar dónde necesitan apoyo adicional. Cuando un miembro del equipo del departamento de Materiales informa a Yui de que la tela que pensaban utilizar para un estilo concreto de pijama ha subido de precio, Yui trabaja con el miembro del equipo para encontrar un nuevo proveedor de modo que el presupuesto global del proyecto no se vea afectado.
En resumen: Su Función como Gerente de proyectos es comunicarse con las partes interesadas, aclarar los objetivos y fijar las expectativas. Confíe en su equipo para que se ocupe de los detalles de cada tarea del proyecto y se comunique con usted cuando surja algún problema. Gracias a su comunicación directa y a su enfoque estratégico de la resolución de problemas, puede aportar soluciones y ayudar a eliminar obstáculos para su equipo. ¡Aquí es donde usted añade valor!
¡Acabamos de derribar tres mitos sobre la Gestión de proyectos! Reconocer estas verdades le ayudará a tener más confianza y éxito en su carrera de Gerente de proyectos.
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