Fuente: Google & Coursera
Función de un Gerente de proyectos dentro de diferentes estructuras organizativas
En el último vídeo, aprendió sobre la forma en que se organiza una empresa, lo que se denomina estructura de la organización. También aprendió que dos de las estructuras organizativas más comunes son la Clásica y la Matricial.
Comprender las diferencias entre las estructuras organizativas Clásica y Matricial puede ayudarle a formular preguntas durante una entrevista de trabajo para comprender plenamente la función y las responsabilidades que se le plantean. Esto también le ayudará a comprender qué habilidades será más importante que tenga si consigue el puesto.
Una vez contratado para una función, conocer la estructura organizativa de una empresa puede ayudarle a identificar los puntos clave de comunicación y las partes interesadas clave. También puede ayudarle a navegar dentro de la organización cuando necesite apoyo o necesite determinar quién tiene autoridad en una situación determinada. Examinemos las características de cada una de estas estructuras organizativas en mayor profundidad para que pueda identificar el tipo de estructura que tiene una organización y cómo navegar por ella como gestor de proyectos.
Estructuras organizativas clásicas
La estructura organizativa clásica es un sistema jerárquico descendente, en el que un director general (CEO) tiene autoridad directa sobre varios directores de departamento. El director de departamento tiene autoridad directa sobre varias secciones de empleados. Este sistema requiere comunicación tanto ascendente como descendente. En una Estructura clásica, la autoridad viene de arriba y se filtra hacia abajo. Puede ser necesario que los informes frecuentes de actualización del estado del proyecto pasen a través de los niveles de gestión para mantener informados a los líderes superiores.
Las organizaciones clásicas también se denominan organizaciones funcionales porque la organización se divide en departamentos basados en la función. Cada departamento está dirigido por un gerente funcional y los empleados se agrupan según las funciones de su puesto. Por ejemplo, la función principal de Friendly Skies Airlines, una compañía aérea, es pilotar aviones. Suele haber departamentos dispuestos de forma lógica para cumplir otras funciones importantes de la empresa, como Marketing, Recursos Humanos y Estrategia. Los empleados suelen tener una especialidad dentro de la organización y es posible que no trabajen en otras áreas durante las operaciones diarias normales.
Gestionar un proyecto en una organización Clásica
Friendly Skies Airlines tiene una Estructura clásica de organización, como indica su organigrama.
Imaginemos que el Consejo de Administración de Friendly Skies Airlines, aprueba una iniciativa para modernizar los aviones existentes para transportar más pasajeros. El director general patrocina un equipo de proyecto para rediseñar los aviones. El proyecto estará dirigido por un Gerente de proyectos del departamento de Ingeniería e Innovación y requerirá representantes de Finanzas, Marketing, Estrategia y Operaciones, junto con varios otros Miembros del equipo del departamento de Diseño, para completar con éxito el proyecto.
El Equipo del Proyecto permanecerá normalmente en sus líneas jerárquicas pero actuará como su propio equipo reunido. No dependen de ninguno de los departamentos funcionales existentes. En la Estructura clásica, el proyecto se construye a partir de departamentos ya existentes para formar equipos.
Si usted es Gerente de proyectos en este tipo de estructura, puede que necesite consultar con los gerentes funcionales para conocer sus recursos y la capacidad de cada compañero de equipo, así como familiarizarse con los procesos internos y la estructura de aprobación de cada función. Es posible que su autoridad se vea ligeramente limitada debido a prioridades contrapuestas, cadenas de aprobación y otras complejidades, pero establecer las expectativas por adelantado le permitirá navegar por la organización y ejecutar su proyecto con éxito.
Estructuras matriciales de organización
La estructura matricial difiere de la estructura clásica en que los empleados tienen dos o más jefes. En las estructuras matriciales, sigue teniendo personas por encima de usted, pero también tiene personas en departamentos adyacentes con las que tendrá que comunicarse sobre el progreso de su trabajo. Las áreas funcionales tienden a cruzarse con más frecuencia y, dependiendo de la naturaleza del trabajo, el responsable de cada área es el que tiene más autoridad.
Como Gerente de proyectos en una organización Matriz, un Equipo tendrá esencialmente al menos dos cadenas de mando, o gerentes. Se puede pensar en el Gerente de proyectos como un gestor temporal mientras esté asignado al equipo. El gerente funcional es coherente independientemente del proyecto que esté apoyando un gerente de proyectos. La siguiente imagen ilustra el aspecto que tendría Friendly Skies Airlines, si tuviera una estructura matricial.
Gestionar un proyecto en una organización Matriz
Imagine que Friendly Skies Airlines, está organizada en una Estructura matricial. Su Equipo de Excelencia de Producto desarrolla un nuevo kit de amenities para vuelos de larga distancia. Piden al Gerente de proyectos que les ayude a reunir materiales de marketing que presenten datos de investigación sobre cómo este producto satisface los deseos de los pasajeros. El Gerente de proyectos trabaja en nombre del Equipo de excelencia de productos, pero puede colaborar con el Equipo de marketing para crear estos materiales.
Puede leer más sobre una visión general de las organizaciones Matriz en este Artículo del PMI.
Clave
Tanto en las organizaciones clásicas como en las matriciales, los gestores de proyectos deben definir claramente sus funciones y responsabilidades para trabajar con eficacia. Sin embargo, en la mayoría de las organizaciones Matriz, algunos gerentes de proyecto o líderes de departamento pueden tener el mismo nivel de autoridad que los gerentes funcionales y operar de forma más directa.
Ahora ya sabe cómo identificar las estructuras organizativas clásicas y matriciales, cómo encajan en ellas los gestores de proyectos y cómo puede afectar la estructura de una organización a los proyectos. ¡Va por buen camino para convertirse en un gran gestor de proyectos en cualquier estructura organizativa!
No hay comentarios:
Publicar un comentario